En tant que chargée de communication dotée d’un esprit créatif, je fais face au même défi que beaucoup : être polyvalente, gagner du temps sans me disperser, tout en préservant ma patte personnelle. Dans un métier où les missions s’enchaînent et les deadlines s’accumulent, les outils numériques sont indispensables. Mais attention : bien choisis, ils deviennent des alliés puissants. Mal sélectionnés, ils se transforment vite en ennemis, nous faisant perdre du temps, de l’énergie et parfois même notre créativité. La clé ? Des outils au service de ta méthode, et non l’inverse. Car au-delà de la technique, c’est ma créativité, mes idées, ma signature qui construisent réellement mon efficacité.
Au-delà des compétences techniques et créatives, on me demande souvent : « Comment fais-tu pour rester organisée ? Pour garder ton focus malgré la multitude de tâches ? » La vérité, c’est qu’il ne suffit pas d’être polyvalente : il faut aussi savoir choisir les bons alliés pour travailler plus efficacement. Dans cet article, je te partage des conseils concrets pour optimiser ton organisation, rester concentrée et faire des outils numériques de véritables partenaires, sans jamais perdre ta singularité.
Une bonne technologie ne doit pas se voir : elle doit fonctionner en transparence et te libérer des frictions.
Selon The Guardian (juin 2025), des outils intuitifs et rapides permettent aux collaborateurs de se sentir plus compétents, plus efficaces et plus connectés dans leur travail. On peut citer l’exemple de la Digital Workplace, Teams avec toutes ses fonctionnalités très intéressantes ou encore Microsoft Office 365. À l’inverse, des plateformes lentes ou complexes provoquent frustration, perte de temps et baisse de motivation.
L’enjeu n’est donc pas d’avoir plus d’outils, mais d’avoir les bons. Automatiser certaines tâches répétitives grâce à l’IA (emails, reporting, tri des données) peut, selon Accenture (2025), libérer jusqu’à 30 % du temps de travail. Un gain précieux pour réinvestir l’énergie dans ce qui fait vraiment ta valeur : stratégie, créativité, storytelling.
Mais attention : les outils doivent compléter tes compétences, pas les remplacer. Un bon outil soutient ta singularité, il ne la dilue pas.
« Un outil ne résout rien sans compétences solides de productivité et de concentration. »
Les meilleurs outils du monde ne servent à rien sans la bonne méthode, comme le rappelle Harvard Business Review. Avant de chercher « le logiciel parfait », il faut d’abord clarifier ta façon de travailler. Une étude Learning Rebels (2025) confirme que les outils les plus performants sont ceux qui s’adaptent à toi, pas l’inverse.
Voici quelques techniques simples à combiner avec les bons outils :
🔹 La méthode Pomodoro : 25 minutes de focus + 5 minutes de pause
(Beaucoup de sites proposent aujourd’hui des ambiances virtuelles immersives, avec le choix de la musique, du fond sonore, voire d’une playlist Spotify et une minuterie personnalisée.)
💡 Mon avis : J’ai même intégré cette fonctionnalité directement à ma page Notion pour rester concentrée tout en créant une ambiance qui me correspond.
🔹 Le time blocking : réserver des créneaux précis pour les tâches prioritaires
💡 Mon avis : C’est devenu une habitude depuis le début de l’année : je bloque des créneaux dans mon agenda pour la création, la planification, la préparation des réunions, etc. Cette méthode me permet d’anticiper et de structurer ma semaine sans me disperser.
🔹 La règle des 3 priorités : définir chaque matin trois objectifs majeurs
💡 Mon avis : C’est clairement ce qui m’a apporté le plus de défis. Choisir trois priorités parmi des tâches toutes aussi importantes n’est pas simple. Grâce à ClickUp et à la fonction de planification sur Teams, je peux :
Définir les tâches urgentes,
Faire le point la veille sur mes trois objectifs du lendemain,
Catégoriser les petites tâches vs longues tâches pour mieux doser mon énergie.
Et, pour être sûre de ne rien oublier (mon côté sens du détail 👀), je me suis créé une liste de rituels hebdomadaires et mensuels qui m’aident à garder une vision claire sur mes priorités.
Cette approche met l’humain au centre : l’outil n’est pas une solution magique, mais un amplificateur de ta propre organisation.
Notre pire ennemi aujourd’hui ? Les interruptions permanentes. Notifications, emails, messages instantanés… Selon LinkedIn (2024), nous perdons en moyenne 28 % de notre journée à cause des distractions. Les bons outils doivent t’aider à protéger ton attention, pas la fragmenter.
Quelques pistes concrètes :
Désactiver les notifications inutiles pour réduire la charge mentale.
Centraliser les tâches dans un seul tableau clair (ClickUp, Notion) plutôt que d’utiliser dix apps.
Segmenter les canaux : par exemple, Teams pour l’interne, ClickUp pour le suivi des projets.
Alterner télétravail et présentiel : certains sont plus efficaces dans un environnement calme chez eux, tandis que d’autres préfèrent travailler au bureau, entourés de leurs collègues. Trouver le bon équilibre permet d’optimiser son focus selon les besoins de chaque mission.
💡 Astuce notable : lors de mes formations, plusieurs professeurs insistaient sur l’importance de changer régulièrement de place dans son espace de travail. Ce simple geste peut renouveler les idées, stimuler l’énergie et éviter que la monotonie ou une routine peu productive ne s’installent.
Autre point essentiel : éviter la surconsommation d’outils. Comme le souligne Medium (2025), introduire un seul outil à la fois et le tester sur la durée est souvent plus efficace que de tout changer chaque trimestre. Trop de logiciels tue la productivité.
L’intelligence artificielle est un formidable levier pour gagner du temps et réduire la charge cognitive. Selon une étude NY Post (2025), 62 % des salariés utilisent l’IA pour automatiser certaines tâches : emails, synthèses, brainstorming, veille.
L’agence RocketAir, citée par Business Insider (2025), est même passée à la semaine de 4 jours grâce à l’intégration d’outils comme ChatGPT, Notion et Otter.ai. L’IA leur a permis de se concentrer sur les missions stratégiques et de stimuler la créativité.
Mais attention : Accenture rappelle que l’IA ne rend pas productif par défaut. Sans revoir les process, on risque d’ajouter des couches de complexité. L’IA doit être intégrée intelligemment, comme un co-équipier, pas comme un substitut.
L’IA et les outils n’ont jamais bridé mon imagination ni ma créativité, ils me poussent à me dépasser et à voir encore plus loin : mes idées s’enrichissent et laissent place à l’innovation. Avant de me discipliner dans mon organisation et d’enfin penser à alléger ma surcharge mentale, j’ai supprimé les 30 to-do lists en attente dispersées un peu partout — entre applications, carnets,… Sans parler des post-its collés sur mon bureau (ma première méthode !). J’ai testé énormément d’outils pour, enfin, faire le point sur mes réels besoins.
Ces besoins peuvent d’ailleurs continuellement évoluer, au même rythme que les outils. Je reste donc en veille permanente pour trouver les meilleures solutions, adaptées à la fois à l’évolution de mon métier et à mon environnement de travail.
C’est en passant par différentes façons de m’organiser que j’ai compris une chose : la productivité, ce n’est pas avoir plus d’outils, mais choisir les bons et apprendre à les faire travailler pour soi. Face à la jungle des applications, il faut viser la simplicité. Sélectionner quelques outils fiables qui s’intègrent parfaitement à ton organisation vaut mieux que d’accumuler des plateformes inutilisées.
Trois critères pour bien choisir :
L’adaptabilité → un outil qui suit ta méthode, pas qui l’impose.
La fluidité d’usage → chaque clic doit te faire gagner du temps.
La valeur réelle → l’outil doit répondre à un besoin précis.
Et parfois, les solutions existantes ne suffisent pas. C’est là qu’Access It fait la différence : au lieu de t’adapter à un logiciel générique, tu peux concevoir des outils sur mesure, pensés pour tes process, tes objectifs et ta manière de travailler. Cette personnalisation te permet de reprendre le contrôle sur ta productivité et de créer un écosystème digital qui te ressemble.
Les outils numériques, aussi nombreux soient-ils, sont là pour soutenir ta productivité, pas pour l’alourdir. Bien choisis, ils te permettent de gagner du temps, protéger ta créativité et rester concentrée sur l’essentiel. Et selon moi, c’est ça le principal : ne jamais te perdre dans le flot de nouveautés, mais composer avec ! Toujours réfléchir à tes vrais besoins et à ce qui pourrait te manquer pour te différencier et devenir expert(e) dans ta fonction.
Retiens ceci : ce sont les outils qui doivent s’adapter à toi, et non l’inverse. En construisant ta propre boîte à outils personnalisée, en intégrant des solutions sur mesure comme celles proposées par Access it, tu crées un écosystème digital unique, capable de te faire gagner en efficacité sans jamais sacrifier ta singularité.
