Est-ce que nous sommes plus productifs à la maison ou au bureau ? Le débat est ouvert et les avis divergent. Pourtant, la question à poser est peut-être toute autre : disposons-nous des bons outils pour être productifs dans n’importe quelles conditions de travail ?
La crise sanitaire a poussé les responsables informatiques à chercher des nouvelles solutions permettant aux collaborateurs de continuer à communiquer et à travailler sur des documents partagés. Mais quel est le dispositif le plus complet et le mieux adapté pour nous accompagner sur le long terme, faisant face aux transformations de nos modes de travail ?
Avec une suite bureautique récemment renouvelée, des services cloud intelligents et une sécurité avancée, les avantages Microsoft 365 représentent une réponse concrète à ces questionnements.
QU’EST-CE QUE C’EST MICROSOFT OFFICE 365 ?
La première version de Microsoft Office fut lancée en 1990 et ne comprenait que les trois logiciels les plus emblématiques de la marque : Word, Excel et PowerPoint. Depuis, l’informatique a fait des pas-de-géant, des nouvelles solutions ont été développées et l’offre s’est considérablement enrichie. Des outils tels que Outlook, OneDrive, OneNote et Access sont apparus et sont aujourd’hui largement utilisés en entreprise.
Une dernière étape dans la redéfinition de l’offre bureautique de Microsoft a été franchie en avril 2020, avec l’arrivée de Microsoft 365, dénomination qui désigne l’évolution de la suite Office vers un ensemble plus large de fonctionnalités et services. Il s’agit de choisir entre différents paquets, plus ou moins avancés, et de souscrire un abonnement donnant accès à une douzaine de logiciels et services, le tout intégrés dans le cloud.
Le cloud devient ainsi un véritable outil d’aide à la croissance, qui permet aux TPE, PME et grandes entreprises d’améliorer leurs services, de réduire les coûts et de travailler dans un écosystème au 100% intégré et sécurisé, que ce soit au bureau ou à distance.
Pourquoi choisir Microsoft 365 ? Voici ses avantages en trois catégories :
- Elle offre la possibilité de mieux communiquer, en interne et en externe.
- Elle permet de partager et modifier les documents de façon collaborative, rapide et simplifiée.
- Elle constitue une porte d’accès sécurisée à toute information partagée.
Construire une architecture cloud basée sur Microsoft 365, cela demande une connaissance approfondie des outils et des solides bases techniques. Fort de ses 20 ans de partenariat avec Microsoft, Access it accompagne les entreprises dans le déploiement, la gouvernance, la sécurisation et la conduite du changement autour de la suite Microsoft 365. Alors pourquoi Microsoft Office 365 ?
3 BONNES RAISONS D’ADOPTER MICROSOFT OFFICE 365 EN ENTREPRISE
Voyons alors, plus dans le détail, les trois principaux avantages qui font de Microsoft Office 365 la meilleure solution bureautique B2B actuellement disponible.
Une communication facilitée
Une bonne communication est souvent la clé pour une meilleure productivité. Et ce n’est pas seulement une question de management, mais aussi d’outils informatiques performants.
Teams est la plateforme de Microsoft 365 pour la communication et le travail collaboratif. Elle permet d’accéder à des fonctionnalités telles que les appels vocaux et vidéo, la gestion des invitations, la consultation des projets en cours et la communication instantanée via un chat.
Avec Teams, les utilisateurs peuvent enregistrer les réunions, capturer leurs échanges en format audio ou vidéo et partager leur écran. Une fonctionnalité avancée permet aussi de transcrire automatiquement les enregistrements, de sorte à disposer d’un compte rendu textuel d’une réunion vidéo, par exemple.
Il existe une autre solution pour la communication d’entreprise : Microsoft Exchange. Il s’agit d’un serveur de messagerie électronique qui fonctionne avec Outlook. En créant un réseau d’entreprises basé sur le cloud, on peut plus facilement partager les calendriers, les carnets d’adresses, les plannings, disposant ainsi d’un agenda électronique commun à tous les collaborateurs.
Des outils collaboratifs pour le travail en équipe
En temps de confinement, beaucoup d’entreprises se sont trouvées face à la difficulté de garantir la continuité du travail de ses collaborateurs. Comment pouvoir continuer à travailler ensemble, mais à distance ? Et sans perdre en productivité ?
Grâce au cloud, Microsoft 365 permet aux équipes de travailler en même temps sur le même document. La suite Office se transforme ainsi en espace de travail collaboratif où textes, feuilles de calcul ou présentations peuvent être co-édités par des auteurs différents préalablement autorisés. Il s’agit d’une fonctionnalité très utile, et pas seulement dans un contexte de télétravail : la co-édition diminue le risque d’erreurs, fait gagner du temps et allège considérablement les flux de travail.
Il est également possible de conserver les fichiers partagés sur OneDrive ou utiliser Teams pour créer des groupes de travail. Par exemple, une équipe commerciale peut travailler simultanément sur la même présentation de prospection, sans besoin d’être connectée au réseau intranet d’entreprise.
La technologie cloud appliquée au travail d’équipe peut améliorer de façon exponentielle non seulement la productivité, mais aussi la qualité du travail de chaque collaborateur et des équipes concernées.
Accessibilité et sécurité
Utiliser Microsoft Office 365 signifie avoir un espace de travail unique, homogène et accessible à n’importe quel moment et partout. Une simple connexion internet est suffisante pour accéder à la plateforme depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Par exemple, OneDrive est souvent utilisé pour organiser les dossiers et partager des documents en interne et en externe, via des simples liens hypertextuels.
L’entreprise peut aussi s’appuyer sur SharePoint et développer un espace de travail largement personnalisable, sans besoin de compétences informatiques particulières. Un outil extrêmement polyvalent et puissant, qui marche aussi comme un système de gestion de contenu : on l’utilise, par exemple, pour publier des annonces ou des documents RH qui concernent la totalité de l’organisation.
Autre point fort de Microsoft Office 365 : les documents et les informations enregistrées dans le cloud sont totalement sécurisés. Microsoft n’a pas seulement adopté différents systèmes de protection des identités et des fichiers, mais a également défini de nouvelles normes de sécurité et doté les entreprises d’outils spécifiques, comme le Advanced Security Management ou le Azure Information Protection.
De plus, avec Microsoft Office 365, l’activité de l’entreprise est maintenue même en cas d’événements qui menacent sa continuité. La disponibilité du service n’est pas liée aux serveurs, à l’intranet et aux dispositifs locaux mais elle est garantie en externe.
Enfin, vous pouvez intégrer Microsoft 365 à vos applications métiers pour améliorer le travail collaboratif et pour mieux sécuriser votre système d’information.
MICROSOFT OFFICE 365 : LA MEILLEURE SUITE BUREAUTIQUE POUR ENTREPRISE
La concurrence ne fait pas défaut, mais aujourd’hui Microsoft continue à proposer la meilleure suite bureautique pour entreprise, avec tous les avantages du cloud.
Et pour ceux qui souhaitent migrer vers cette solution, une autre agréable surprise : les coûts sont extrêmement avantageux. L’offre pour TPE et PME va de 4,20 euros par mois jusqu’à 16,90 euros par mois : pas grand-chose si on considère les bénéfices en termes de productivité.
En adoptant Microsoft Office 365, on choisit la solidité de la suite Office enrichie des dernières innovations en termes de cloud et d’outils informatiques pour le travail collaboratif. Un investissement sur le long terme qui sera apprécié par l’ensemble des collaborateurs et portera rapidement ses fruits.
Access it vous accompagne dans cette démarche : en menant un audit des usages collaboratifs, gérant la migration vers Office 365 des messageries, mettant en place SharePoint et Teams, sécurisant les accès et les données et mettant à disposition tout support formatif utile à favoriser une conversion douce de vos collaborateurs aux nouveaux outils.
