Cet article fait suite à notre décryptage sur les enjeux de vision stratégique et d’accompagnement dans un projet de digitalisation. Si vous ne l’avez pas encore lu, commencez par 👉 Vision, action, transformation : réussir sa digitalisation.
Quand on parle de transformation digitale, l’image qui vient souvent en tête est celle d’une armée de développeurs en sweat à capuche, alignés derrière des écrans noirs couverts de lignes de code. Bref, rien de très engageant pour un directeur marketing, financier ou RH, dont le quotidien est fait de tableaux Excel, de réunions stratégiques et de décisions opérationnelles.
Et pourtant. La digitalisation n’est pas un sujet technique. Elle est avant tout une question de méthode, de priorités et de pilotage métier. Ceux qui réussissent ne sont pas les plus geeks… mais les plus clairs sur leurs objectifs.
C’est ce que nous allons voir ensemble. Car non, il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme d’ingénieur ou un CTO dans sa poche pour faire progresser son entreprise avec le numérique. Il suffit d’un peu de méthode, d’une bonne dose de bon sens… et d’un partenaire qui parle votre langue.
Avant même de penser à l’outil ou à la technologie à adopter, il faut commencer par identifier vos besoins métiers. Cela peut sembler évident, mais souvent, les entreprises commettent l’erreur de se lancer dans un projet de digitalisation en pensant d’abord aux solutions techniques. Or, le point de départ, c’est la question suivante : quelles sont les difficultés quotidiennes auxquelles vous ou vos équipes êtes confrontés ?
Souvent, les réponses sont évidentes pour les équipes terrain :
« On ressaisit trois fois les mêmes données »
« On ne sait jamais quelle est la dernière version d’un document »
« On perd du temps à relancer les gens à la main »
C’est à ce moment-là que la digitalisation devient un projet métier. Il ne s’agit pas d’innover pour innover, mais de résoudre des irritants quotidiens. Et qui mieux que les opérationnels pour les identifier ?
💡 Astuce : organisez un atelier avec les équipes pour lister les tâches répétitives, les frustrations récurrentes et les besoins de visibilité. C’est le meilleur point de départ d’un projet efficace.
C’est une erreur courante : penser qu’un bon projet digital peut être décidé en haut puis imposé en bas. En réalité, c’est souvent la meilleure manière d’échouer.
Un projet digital réussi se co-construit. Il doit intégrer les contraintes du terrain, les retours d’expérience et même — osons le mot — les résistances. Car ce sont souvent ces résistances qui révèlent les angles morts d’un projet.
Impliquer les équipes ne signifie pas organiser un vote démocratique sur le choix d’un logiciel. Cela signifie écouter, tester, ajuster en cours de route. Les collaborateurs deviennent alors des ambassadeurs du changement, et non des victimes d’un projet tombé du ciel.
Voici un secret bien gardé : personne ne réussit un projet de digitalisation parfait du premier coup. Et ce n’est pas grave. Ce qui compte, c’est d’avancer avec méthode.
Plutôt que de vouloir tout transformer d’un coup — processus, outils, organisation —, il vaut mieux démarrer petit, tester une solution sur un périmètre réduit, observer les effets… puis ajuster.
Cette approche présente deux avantages :
- Elle limite les risques (budgétaires, humains, organisationnels).
- Elle crée des succès rapides, qui renforcent l’adhésion interne.
Le digital est un terrain d’apprentissage, pas une science exacte. Mieux vaut une amélioration progressive qu’une transformation parfaite qui ne voit jamais le jour.
L’un des pièges les plus fréquents, c’est de tomber amoureux d’un outil aux mille fonctionnalités… pour finalement n’en utiliser que trois. Résultat : un investissement mal exploité, des équipes frustrées, et une impression d’usine à gaz.
Le bon outil, ce n’est pas le plus complet, c’est le plus adapté. Adapté à vos usages, à vos contraintes, à la maturité numérique de vos équipes. Et parfois, cela signifie choisir une solution simple, évolutive, et personnalisable.
Inutile de chercher à concurrencer Amazon ou Salesforce. Si votre besoin est de mieux suivre les relances clients ou de fluidifier le recrutement, une application bien pensée vaut mieux qu’un logiciel aux allures de cockpit d’avion de chasse.
Vous avez défini vos besoins, impliqué vos équipes, testé une solution pertinente ? Bravo. Mais attention : le changement ne s’arrête pas au moment du déploiement.
La vraie réussite se joue dans l’adoption au quotidien. Et cela nécessite :
- de former les utilisateurs, même si l’outil semble intuitif,
- de valoriser les premiers résultats (gains de temps, simplification, clarté),
- de rester à l’écoute des retours terrain, pour faire évoluer la solution si besoin.
Un projet digital est vivant. Il se nourrit de l’usage, s’adapte, s’améliore. Et plus les équipes se sentent soutenues, plus elles s’approprient l’outil.
Imaginons une PME de 250-300 collaborateurs, spécialisée dans la prestation de services B2B. Cette entreprise utilise depuis des années des fichiers Excel pour réaliser les devis pour ses clients. Les commerciaux remplissent manuellement des tableaux complexes, souvent avec des données imprécises, et envoient les devis par e-mail. Le processus est long, source d’erreurs, et génère une forte charge de travail administrative. La situation devient de plus en plus difficile à gérer à mesure que l’entreprise grandit et que la demande s’intensifie.
Dans cette PME, chaque commercial a son propre fichier Excel pour suivre ses devis. Les informations sont souvent partagées par e-mail ou via des versions multiples du même fichier, ce qui entraîne une mauvaise gestion des versions et des erreurs répétées. Par exemple, si un produit change de prix, il faut ajuster manuellement chaque devis en cours, ce qui prend beaucoup de temps et occasionne des oublis. L’ensemble du processus manque de visibilité, ce qui rend le suivi des devis en cours très compliqué.
Les managers, quant à eux, ont peu de moyens pour suivre l’état des devis en temps réel. Si un client appelle pour savoir où en est son devis, il faut parfois plusieurs heures pour obtenir une réponse, entre l’envoi des e-mails, la vérification des fichiers Excel et la collecte des informations manquantes. Cette situation crée une frustration à la fois chez les clients et chez les commerciaux, qui passent plus de temps à manipuler des documents qu’à vendre.
Consciente des limites de son système, la direction décide de digitaliser le processus de création de devis. L’objectif est de rendre le processus plus rapide, plus précis et d’offrir une visibilité instantanée sur l’état des devis.
Après une analyse approfondie des besoins des équipes commerciales et des managers, la décision est prise de développer une solution sur mesure. Cette solution est conçue spécifiquement pour répondre aux contraintes et exigences de l’entreprise. Elle permet de centraliser toutes les informations dans une base de données unique, accessible à tous, et d’intégrer directement les éléments nécessaires à la création des devis : tarifs actualisés, services spécifiques à l’entreprise, et données des clients. Les commerciaux peuvent créer des devis en quelques clics, avec des données fiables et à jour, sans avoir à remplir manuellement de longues feuilles de calcul.
La mise en place se fait progressivement. Un premier groupe de commerciaux teste la solution pendant un mois, avec des ajustements réguliers en fonction de leurs retours. Cette phase de test permet de peaufiner les fonctionnalités avant le déploiement général de l’outil. Les commerciaux sont formés à son utilisation et peuvent commencer à l’utiliser en parallèle avec le système Excel pendant un temps pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu.
Après la mise en place de la solution, les résultats sont rapidement visibles. Les devis sont désormais créés en quelques minutes, avec une précision accrue et sans erreurs de calcul. Grâce à l’intégration des données clients et des informations tarifaires en temps réel, les commerciaux ont désormais accès à des informations fiables et actualisées, ce qui élimine la nécessité d’ajuster manuellement les devis.
Les managers, quant à eux, bénéficient d’une vue d’ensemble sur les devis en cours grâce à un tableau de bord personnalisé, développé spécifiquement pour l’entreprise. Ils peuvent suivre les devis en temps réel, savoir qui a signé, qui est en attente, et relancer les clients en cas de besoin. Cela permet une gestion plus proactive du pipeline commercial, et un meilleur accompagnement des équipes.
Les clients, de leur côté, profitent désormais d’une expérience plus fluide et plus rapide. Les devis sont envoyés plus rapidement, et le système permet de garantir que les informations sont toujours exactes. Les clients peuvent ainsi se concentrer sur la décision d’achat plutôt que sur des demandes de corrections ou des clarifications.
La digitalisation n’est ni un gros mot, ni une affaire de spécialistes du cloud ou de passionnés de code. C’est d’abord une démarche de bon sens, portée par celles et ceux qui vivent les processus métier au quotidien. Trop souvent, on imagine qu’il faut être armé de jargon technique ou d’un budget colossal pour s’engager dans un tel projet. En réalité, ce qu’il faut surtout, c’est de la clarté sur les besoins, un brin de méthode, et un peu de courage pour oser changer ce qui ne fonctionne plus.
En gardant les pieds sur terre, en partant de cas concrets, et en avançant avec des partenaires qui parlent le même langage que vous, la digitalisation devient non seulement accessible, mais enthousiasmante. Pas besoin d’être expert IT : vous êtes déjà expert de votre métier. Et c’est bien là votre meilleure carte.
