Pour Grant Thornton, l’enjeu n’était pas de remplacer Excel à tout prix. Le véritable défi consistait à conserver toute la richesse d’un moteur de calcul devenu indispensable au quotidien, tout en sécurisant et industrialisant son utilisation au sein d’une application métier moderne.
Ce projet illustre une réalité fréquente dans les entreprises : derrière certains fichiers Excel se cachent parfois des années de logique métier, de règles complexes et de savoir-faire opérationnel difficilement remplaçables.
👉 Le véritable enjeu n’était donc pas de supprimer Excel.
👉 Il était de lui redonner une place adaptée dans un système plus fiable, plus fluide et plus durable.
Grant Thornton, cabinet d’audit et de conseil, accompagne de nombreuses grandes entreprises sur des problématiques financières, fiscales et sociales.
Dans ce contexte, certaines activités nécessitent des traitements particulièrement spécifiques, notamment autour de la génération des fiches de paie des associés, en fonction de leur affiliation à différentes caisses de retraite.
Au fil du temps, les équipes avaient construit un moteur de calcul reposant sur des fichiers Excel avancés intégrant de nombreuses macros et règles métier complexes. Ces outils permettaient de gérer avec précision :
- les montants versés,
- les primes,
- les périodes de paie,
- et les particularités liées aux différents régimes.
Comme souvent avec Excel, l’outil remplissait parfaitement son rôle… jusqu’à devenir indispensable au fonctionnement quotidien.
Et c’est précisément à ce moment-là que les limites commencent à apparaître.
Le problème n’était pas la logique métier elle-même. Les fichiers existants produisaient des résultats fiables et répondaient précisément aux besoins des équipes.
En revanche, leur exploitation au quotidien reposait sur un fonctionnement devenu largement manuel, peu lisible et difficilement industrialisable.
Les utilisateurs devaient jongler entre plusieurs fichiers, exécuter certaines opérations dans un ordre précis et maintenir une vigilance constante pour éviter les erreurs de manipulation. L’historisation des traitements restait limitée, tout comme la visibilité globale sur le processus.
Cette organisation entraînait progressivement plusieurs difficultés :
- une dépendance forte à certains utilisateurs maîtrisant les macros et les règles de calcul,
- un manque de traçabilité sur les traitements réalisés,
- une difficulté croissante à faire évoluer les fichiers sans risque,
- et une expérience utilisateur peu adaptée à un usage métier quotidien.
À cela s’ajoutait un enjeu plus structurel : chaque évolution réglementaire ou ajustement métier nécessitait des modifications sensibles dans les fichiers existants, augmentant progressivement les risques d’erreur ou de régression.
👉 À ce stade, le sujet n’était plus uniquement technique.
👉 Il devenait organisationnel.
On retrouve ici une problématique fréquente dans les projets de digitalisation : Excel n’est pas toujours le problème. C’est souvent son isolement du système d’information et l’absence d’industrialisation autour de lui qui créent les limites.
Un outil métier ne devient pas critique parce qu’il est complexe. Il le devient lorsqu’une activité entière finit par dépendre de son fonctionnement quotidien.
Face à cette situation, l’objectif n’était pas de reconstruire intégralement le moteur de calcul dans une nouvelle technologie. Une telle approche aurait été longue, risquée et peu pertinente au regard de la richesse déjà présente dans les fichiers existants.
Le choix a donc été fait de conserver le moteur Excel, tout en le réintégrant dans une application métier capable d’apporter davantage de fluidité, de sécurité et de traçabilité.
Cette approche s’inscrit pleinement dans notre expertise autour d’Excel et des applications métier, lorsque les entreprises souhaitent conserver des moteurs de calcul éprouvés tout en modernisant les usages qui les entourent.
👉 Dans certains projets, remplacer Excel n’est pas la bonne réponse.
👉 Le véritable enjeu est souvent de mieux l’intégrer.
Access it a accompagné Grant Thornton sur l’ensemble du projet :
- expression du besoin,
- conception UX/UI,
- développement,
- mise en production,
- et maintenance applicative.
L’objectif était de construire un environnement capable de simplifier les usages sans remettre en cause les règles métier déjà validées et maîtrisées par les équipes.
La solution développée repose sur une application interne dédiée à la gestion des fiches de paie des associés.
Le moteur Excel existant a été conservé et interfacé automatiquement avec l’application grâce à des mécanismes d’interopérabilité permettant d’exécuter les calculs tout en les intégrant dans un environnement centralisé et sécurisé.
Cette architecture permet aujourd’hui :
- d’automatiser l’exécution des traitements,
- de limiter les manipulations manuelles,
- de simplifier les flux utilisateurs,
- et de centraliser les données et historiques dans une interface unique.
L’application permet également de générer automatiquement les fichiers PDF de paie ainsi que les rapports annuels associés, sans traitement complémentaire.
👉 Le moteur de calcul reste Excel.
👉 Mais l’expérience métier devient pleinement applicative.
Cette distinction est importante. Le projet n’avait pas vocation à faire disparaître l’existant, mais à faire évoluer la manière dont il était exploité au quotidien.
La mise en place de cette application métier a permis de conserver toute la richesse fonctionnelle du moteur Excel existant, tout en supprimant une grande partie des contraintes opérationnelles qui l’entouraient.
Les équipes disposent désormais :
- d’une interface centralisée et intuitive,
- d’un processus plus fluide et plus lisible,
- d’une meilleure traçabilité des traitements réalisés,
- et d’une autonomie accrue dans l’utilisation quotidienne de l’outil.
L’industrialisation du processus a également permis de réduire la dépendance à certaines manipulations sensibles et de sécuriser davantage les traitements.
Plus largement, le projet a permis de faire évoluer un outil historiquement isolé vers un véritable logiciel métier intégré au système d’information.
👉 Le projet n’a pas consisté à remplacer un outil.
👉 Il a consisté à transformer son usage.
La particularité de ce projet réside dans l’équilibre trouvé entre modernisation et conservation de l’existant.
Dans de nombreuses entreprises, certains fichiers Excel sont devenus de véritables briques métier critiques. Vouloir les supprimer systématiquement peut générer davantage de risques que de valeur, notamment lorsque des années de logique métier se sont accumulées dans les règles de calcul.
À l’inverse, laisser ces fichiers totalement isolés du système d’information limite fortement leur capacité à évoluer et fragilise progressivement les usages.
L’approche mise en œuvre chez Grant Thornton montre qu’il est possible de :
- conserver un moteur de calcul éprouvé,
- sécuriser son utilisation,
- industrialiser les traitements,
- et moderniser l’expérience utilisateur autour de lui.
👉 Excel n’est pas toujours une impasse.
👉 Bien intégré, il peut devenir un composant puissant d’une application métier moderne.
Ce projet illustre l’approche d’Access it : comprendre la réalité des usages métier avant de chercher à remplacer les outils existants.
Dans certains contextes, le bon choix n’est pas de repartir de zéro, mais de construire une application capable de valoriser l’existant tout en apportant la structure, la fluidité et la pérennité attendues d’un véritable logiciel métier.
C’est cette approche qui permet de transformer des outils isolés en véritables socles applicatifs durables.
