Microsoft Office 365 est une plateforme complète qui intègre des solutions informatiques pour faire fonctionner efficacement les entreprises. Son usage est recommandé́ pour toutes les organisations digitalisées, notamment celles qui déploient des équipes à distance. Une migration Office 365 peut s’avérer complexe, surtout pour les télétravailleuses et les télétravailleurs. Les problèmes de migration sur site et à distance peuvent être résolus grâce à un accompagnement personnalisé et un suivi en temps réel du déploiement de l’outil. Voici un résumé des bonnes pratiques d’une migration vers 365.
COMMENT SE PRÉPARER AU MIEUX À LA MIGRATION ?
Pour assurer une migration Office 365 réussie, il convient avant tout de bien s’y préparer. Le meilleur moyen est de proposer à vos collaborateurs des ateliers de préparation à la migration. Vous allez y identifier les éventuelles difficultés qui vont être rencontrées. Vous allez également pouvoir déterminer les étapes de préparation à suivre ainsi qu’établir un calendrier de migration. Lors de ces étapes préparatoires il est important d’y faire participer des collaborateurs référents qui supervisent les débats et partagent leurs expériences. Voici 7 étapes préparatoires à prendre en considération :
- Faites l’inventaire et comprenez la raison d’être de vos données existantes, toute la suite du processus de préparation s’en trouvera facilitée.
- Éliminez les données périmées de l’ensemble d’informations à migrer, vous en facilitez l’organisation et faites des économies d’échelle lors de la migration puis de l’exploitation.
- Classifiez vos données pour déterminer la portée de la migration, vous obtiendrez une vision plus précise de vos ressources informationnelles.
- Définissez des privilèges d’accès pertinents aux données à migrer, les performances et la sécurité des accès en sortiront renforcées.
- Nommez des propriétaires de données exclusifs pour vos données sensibles, vous limiterez les impacts d’éventuelles brèches de sécurité.
- Effectuer un audit des droits pour éliminer les accès excessifs, vous améliorez les performances et passez à un niveau de sécurité supérieur.
- Examinez les réglementations et les politiques de sécurité des données, vous serez en conformité avec le RGPD et vous renforcerez la confiance que vos clients et fournisseurs ont en vous.
UN CHANGEMENT RÉUSSI REPOSE SUR VOTRE STRATÉGIE DE COMMUNICATION
Lors d’une transformation organisationnelle, à fortiori lorsqu’elle doit permettre de réussir à travailler à distance en équipe, il faut impérativement communiquer régulièrement. Il faut mettre en place une stratégie de communication avec l’ensemble des collaborateurs. Quelle que soit la manière dont vous communiquez, courriel, outil de gestion de projet ou autre, effectuez un suivi serré des travaux d’avancement et des décisions prises. Tous les changements auxquels vos équipes vont être confrontées doivent être documentés. Préparez-les à la façon dont la conduite de leurs opérations quotidiennes va être impactée. Si l’adoption d’un nouveau système peut parfois s’avérer difficile vos collaborateurs doivent aussi comprendre que le passage à Office 365 les aidera à être plus productifs mais qu’il facilitera surtout leur travail, éventuellement à distance.
LES RÉFÉRENTS, DES BAROMÈTRES FIABLES DE L’ÉVOLUTION DE LA TRANSITION
Il est prouvé que le recours à des collaborateurs référents lors de la migration Office 365 est d’une importance capitale pour sa réussite. En effet, grâce à des compétences déjà acquises ils sont capables de diriger les travaux de migration et de conseiller leurs collègues pour éviter les inévitables écueils auxquels ils seront confrontés. Pour garantir que les utilisateurs référents ont atteint un niveau qui les autorisent à prodiguer des conseils éclairants, n’hésitez pas à leur faire suivre des formations appropriées et à tester leurs connaissances. D’une part vous avez la garantie qu’ils ont les compétences requises pour être des atouts lors de la migration, d’autre part leurs compétences certifiées seront de nature à légitimer leurs interventions auprès de vos équipes.
AVANT, PENDANT ET APRÈS LA MIGRATION NE LAISSEZ PAS VOS ÉQUIPES LIVRÉES À ELLES-MÊMES
Un accompagnement de l’ensemble des équipes avant, pendant et après la migration vers Office 365 est de nature à les encourager à l’utilisation de leurs nouveaux outils. Bien souvent l’impossibilité de pouvoir atteindre un objectif grâce à un des modules de la suite de Microsoft peut être considéré comme une situation d’échec. Vos collaborateurs n’arrivent pas à s’acquitter de leurs tâches ou celles-ci prennent un retard mal perçu par le reste de l’équipe ou par l’encadrement. Pour éviter ce genre de situations déstabilisantes, seul un accompagnement personnalisé peut faire la différence. Il va s’agir d’identifier rapidement les problèmes rencontrés par vos équipes et d’y répondre par des explications claires et des exemples faciles à reproduire. Pour faciliter la migration et accélérer l’acceptation d’Office 365 par vos équipes, ne les laissez jamais livrées à elles-mêmes en cas de difficultés.
LA MIGRATION N’EST QUE LE COUP D’ENVOI D’UN NOUVEAU MODE DE TRAVAIL QU’IL FAUT PÉRENNISER
Un suivi continu des équipes est une nécessité pour le succès de la migration Office 365. Si celle-ci se déroule sans à- coups, grâce à une bonne préparation et à un accompagnement serré, elle établira le socle d’une digitalisation optimisée de votre entreprise. Office 365 peut devenir l’épine dorsale de vos processus- métiers et de votre communication intra et inter-entreprises. Access it, partenaire Microsoft depuis 20 ans vous accompagne dans le déploiement, la gouvernance, la sécurisation et la conduite du changement autour de la suite bureautique leader du marché. Nous effectuons l’audit des usages collaboratifs. Ils font mieux communiquer vos collaborateurs et vous permettent de gagner en productivité.
FAITES APPEL À UN EXPERT RECONNU DE LA MIGRATION OFFICE 365
Access it a toutes les compétences requises pour vous garantir un déploiement Office 365 réussi. Nous vous accompagnons sur des migrations de messagerie, sur le déploiement d’un intranet SharePoint ou pour une gouvernance axée sur Teams. Nos experts vous aident à analyser les tentatives d’intrusion et les fuites de données. Ils vous proposent des solutions efficaces de sécurisation de votre infrastructure Office. La conduite du changement vers Office 365 est capitale pour l’amélioration des performances de votre entreprise et pour sa croissance sur vos marchés. Nos consultants formateurs utilisent de nombreux supports multimédias pour vous assister de façon personnalisée dans l’adoption des solutions Office par vos utilisateurs, sur site ou à distance.
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