Dans notre précédent article, nous vous expliquions comment réussir votre transformation digitale sans être un expert IT. Ici, on va plus loin en abordant l’automatisation comme levier stratégique pour gagner du temps et améliorer la performance.
Dans beaucoup d’entreprises, la journée commence avec une tasse de café… et une montagne de tâches répétitives. Relancer des prospects, copier-coller des données dans un tableau Excel, trier des candidatures à la main ou encore pointer des factures une par une. Rien de très stratégique, ni très motivant. Et pourtant, ce sont ces petites actions sans valeur ajoutée qui grignotent silencieusement les agendas, l’énergie et parfois même la motivation.
Le plus frustrant dans tout cela ? C’est que la technologie permet déjà d’automatiser une grande partie de ces tâches. Pas besoin de transformer toute l’entreprise ni d’investir des centaines de milliers d’euros. Il s’agit simplement d’utiliser le bon outil… ou mieux encore : la bonne approche.
L’automatisation, c’est ce super-pouvoir un peu sous-estimé qui permet de libérer du temps, de sécuriser les processus et de recentrer les équipes sur ce qui compte vraiment. Et non, ce n’est pas réservé aux géants du CAC 40 ni aux start-up truffées de développeurs. Bien utilisée, elle devient un levier puissant pour toutes les directions métiers, et notamment celles du marketing, de la finance, des ressources humaines ou encore du commerce.
Alors pourquoi si peu d’entreprises l’exploitent réellement ? C’est ce que nous allons voir ensemble.
L’automatisation ne signifie pas forcément tout robotiser. C’est surtout une manière d’en finir avec les tâches répétitives, de fiabiliser les données, et de rendre les équipes plus efficaces au quotidien.
Voyons ce que cela donne, très concrètement, dans quatre directions métier.
A. Marketing : moins de reporting, plus de pilotage
Le service marketing jongle souvent avec des outils d’e-mailing, de CRM, de web analytics… mais passe encore un temps fou à extraire, consolider et interpréter les données. Résultat : les tableaux de bord arrivent en retard, sont parfois imprécis, et n’aident pas vraiment à prendre des décisions rapides.
Grâce à une automatisation bien pensée, comme par exemple le développement d’un connecteur sur mesure entre les différents outils utilisés, il devient possible de :
- Créer des reportings automatiques envoyés chaque semaine par e-mail.
- Segmenter dynamiquement les contacts selon leur comportement.
- Relancer automatiquement les leads froids au bout d’un certain temps.
Moins de clics, plus de valeur.
B. Finance : adieu les doubles saisies et les oublis de relance
C’est souvent dans les services financiers que l’automatisation montre son efficacité dès les premières semaines. Pourquoi ? Parce que les processus sont normés, réguliers, et très sensibles aux erreurs.
Un exemple typique : la gestion des relances clients. Dans bien des entreprises, cette tâche repose encore sur un suivi manuel dans un fichier Excel ou sur une to-do list mentale. Avec un développement sur mesure connecté au logiciel de facturation, on peut :
- Générer automatiquement les relances selon l’échéance et le profil client.
- Déclencher des alertes internes si un impayé dépasse un certain seuil.
- Rapprocher automatiquement les paiements reçus avec les factures émises.
Et ce n’est qu’un début. L’automatisation peut aussi aider à suivre la trésorerie, à pointer les frais bancaires, ou à consolider plusieurs entités.
C. Ressources humaines : l’onboarding sans friction
Accueillir un nouveau collaborateur, ce n’est pas seulement lui souhaiter la bienvenue. C’est aussi (et surtout) une avalanche de tâches administratives : création d’un compte mail, attribution d’un badge, transmission des documents RH, inscription à la mutuelle…
Plutôt que de gérer tout cela à la main, pourquoi ne pas imaginer un outil métier développé sur mesure qui, à la validation du recrutement :
- Envoie automatiquement un mail de bienvenue avec les documents nécessaires.
- Préremplit les contrats avec les bonnes données.
- Lance une demande d’équipement au service informatique.
C’est rapide, fluide, et surtout : cohérent. Le collaborateur démarre dans de bonnes conditions, et les équipes RH peuvent enfin se concentrer sur l’humain.
D. Commerce : transformer un CRM en véritable bras droit
Beaucoup d’équipes commerciales utilisent un CRM… comme un carnet d’adresses glorifié. Et passent leur temps à saisir manuellement des informations, à relancer des prospects au bon moment (ou pas), et à deviner quelles opportunités sont réellement mûres.
Grâce à une automatisation ciblée, le CRM peut devenir un véritable allié. Par exemple :
- Détection automatique des leads inactifs depuis plus de 30 jours.
- Création de rappels pour relancer les propositions commerciales en attente.
- Attribution automatique des leads entrants selon des critères définis.
Avec un développement adapté à l’organisation et à ses règles de gestion, le CRM ne devient pas plus complexe, mais plus utile.
À ce stade, tout semble évident. Pourtant, dans la réalité, l’automatisation reste souvent perçue comme une montagne difficile à gravir. Les raisons ? Elles sont nombreuses… mais rarement justifiées.
D’abord, il y a la peur du projet trop lourd. Le mot automatisation évoque parfois des flux complexes, des dizaines d’outils à connecter, des tests interminables, des bugs en cascade. On imagine des schémas façon tableau de guerre avec des flèches dans tous les sens. Et c’est vrai : certains projets d’automatisation peuvent devenir complexes… s’ils sont mal cadrés. Mais dans la majorité des cas, les premiers bénéfices viennent d’initiatives ciblées et simples. Par exemple : générer un document à partir d’un formulaire, envoyer une notification selon un événement, ou synchroniser deux outils déjà existants. Ce sont des automatisations modestes, mais à fort impact.
Ensuite, il y a le manque de visibilité sur ce qui est possible. L’automatisation n’est pas enseignée en école de commerce. Et très peu de décideurs métiers savent jusqu’où ils peuvent aller sans tout remettre à plat. Résultat : on reste sur des pratiques manuelles, parce qu’on ne sait pas qu’on pourrait faire autrement. Et parfois, on ignore même qu’un outil que l’on utilise déjà dispose d’une API ou d’une interface d’automatisation qu’un développeur peut exploiter pour fluidifier les échanges.
Autre frein : le syndrome du “pas notre priorité”. Ce que l’on fait manuellement “fonctionne” encore, même si ça prend du temps. On finit par s’adapter aux défauts des outils, à composer avec les lenteurs, à créer des procédures de contournement. Bref, à vivre avec les irritants. Mais comme pour une machine à café trop lente, ce n’est qu’en changeant qu’on réalise à quel point on perdait du temps.
Et puis il y a l’idée reçue que seuls les grands groupes peuvent s’offrir ce luxe. Parce qu’ils auraient les moyens, les ressources IT internes, ou une armée de consultants à disposition. Mais dans les faits, ce sont souvent les PME qui en tirent les bénéfices les plus visibles, car elles peuvent être plus agiles et décider plus vite. Un projet d’automatisation bien cadré peut être lancé, testé, et rentabilisé en quelques semaines dans une structure réactive.
Enfin, un dernier frein (et non des moindres) : l’automatisation est parfois confondue avec la déshumanisation. On craint que tout devienne froid, que les relations clients ou collaborateurs soient gérées par des robots. Mais automatiser une relance, ce n’est pas remplacer l’humain : c’est éviter à une équipe de courir après l’information pour se concentrer sur la relation, l’analyse, le conseil. Bref, sur ce que les robots ne savent pas faire.
La bonne nouvelle ? On peut commencer petit. Et bien commencer. La démarche peut se faire en trois temps, avec méthode :
1.Identifier les tâches chronophages (et frustrantes)
Tout commence par une observation honnête du quotidien des équipes. Là où la fatigue s’installe, là où le copier-coller devient un sport national, là où la concentration chute parce qu’il faut refaire trois fois la même chose, il y a souvent un bon candidat à l’automatisation.
Il peut s’agir d’un fichier Excel qu’on met à jour à la main chaque semaine, d’un e-mail type qu’on retape à chaque fois, ou d’un processus de validation qui implique cinq personnes pour valider une seule info.
Une méthode simple consiste à faire un atelier avec les équipes concernées : “Quelles sont les trois tâches que vous supprimeriez si vous aviez une baguette magique ?” Les réponses sont souvent révélatrices… et parfaitement automatisables.
L’objectif n’est pas de tout transformer en même temps. Il faut viser juste. Choisir les tâches à faible complexité, mais à fréquence élevée. Celles qui reviennent chaque semaine, chaque jour, voire plusieurs fois par jour. Celles qui n’impliquent pas de prise de décision fine, mais seulement une suite d’actions prévisibles.
Un bon exemple : envoyer un accusé de réception à un candidat, générer un devis à partir d’un formulaire en ligne, créer une tâche dans un outil projet dès qu’un client valide une commande.
Et là encore, le développement sur mesure fait toute la différence. Parce qu’on peut créer exactement ce qu’il faut, dans l’environnement métier du client, sans complexifier l’existant. Un script bien pensé, une application légère connectée à l’écosystème de l’entreprise, un formulaire intelligent : ce sont des solutions à la fois robustes, évolutives et parfaitement adaptées.
3.Mesurer les premiers résultats et itérer
Ce qui fait la réussite d’une stratégie d’automatisation, c’est sa progressivité et sa capacité à générer de la confiance. On commence avec un processus pilote. On suit les gains : temps économisé, erreurs évitées, satisfaction des utilisateurs. Et à partir de là, on étend.
C’est un cercle vertueux : chaque automatisation réussie donne envie d’en faire une autre. Les équipes deviennent force de proposition, les irritants remontent plus vite, et l’entreprise prend goût à l’amélioration continue.
Le tout, sans basculer dans la complexité. L’idée n’est pas de devenir une usine automatisée, mais de retrouver du bon sens dans les opérations du quotidien.
Non, il ne faut pas réinventer l’entreprise pour gagner en efficacité. Il suffit parfois d’en finir avec les copier-coller inutiles, les relances manuelles et les tableaux Excel version 32.
L’automatisation, bien pensée et bien déployée, est un formidable levier pour les directions métiers. Elle libère du temps, sécurise les données, et redonne du souffle aux équipes. Et ce, sans complexifier l’organisation ni exploser les budgets.
Le vrai sujet n’est pas de tout automatiser. C’est de choisir les bons leviers, de les adapter aux besoins concrets… et de développer des solutions sur mesure, taillées pour votre métier, vos contraintes, vos équipes.
Alors, prêt à dire adieu aux tâches répétitives ? Le futur ne se code pas forcément en Python. Il commence souvent par une bonne discussion… autour d’un planning bien rempli.
Envie d’aller plus loin ? Découvrez prochainement pourquoi réussir votre digitalisation passe rarement par un chemin solitaire et comment bien vous entourer.
