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Comment bien gérer son projet ERP ?

Bien mener son projet ERP

Adopter un logiciel ERP pour améliorer la gestion de votre entreprise est une excellente décision, qui peut vous apporter des gains à long terme et vous engager sur la voie du succès. Ses avantages ont été largement démontrés, cependant il est important de comprendre à quel point ce processus peut être complexe. Par où commencer ? Quelles sont les étapes clés ? Pour bien mener son projet ERP, il est important de prendre conscience de ces phases en amont.

Qu’est ce qu’un projet ERP ?

Le projet ERP définit l’ensemble des actions mises en œuvre pour rationaliser, intégrer et automatiser l’ensemble des processus de l’entreprise. Il fournit une solution logicielle complète qui englobe tous les domaines fonctionnels d’une organisation : finance , gestion de production, ressources humaines, chaîne d’approvisionnement ou encore le service client.

Objectifs du projet

L’objectif d’un projet ERP est d’accroître l’efficacité en centralisant la donnée et en améliorant la communication au sein de l’organisation. Le logiciel ERP facilite l’accès à des informations significatives sur les performances opérationnelles.

Equipe projet

La mise en place d’un ERP nécessite une collaboration entre les responsables informatiques et les différentes parties prenantes de l’entreprise afin de créer un progiciel adapté aux opérations et aux objectifs.

Pour un développement ERP spécifique, vous pouvez faire appel à une agence de développement spécialisée qui vous accompagne tout au long du processus avec un chef de projet ERP dédié et la mise en place d’une équipe projet.

Ce type de projet nécessite une communication et une collaboration constante entre les personnes impliquées afin que le projet soit mis en œuvre avec succès. Il est donc essentiel de vous assurer que l’équipe projet dispose des connaissances et de l’expertise nécessaires avant de lancer le projet. Il est également indispensable que la communication entre votre entreprise et l’agence de développement soit fluide et sans heurt.

Audit ERP

La phase d’audit ERP est une étape importante lorsque l’on cherche à mettre en œuvre ou à améliorer les outils déjà mis en place. Elle permet d’examiner l’ensemble des données, des logiciels, des processus afin de diagnostiquer la productivité de l’entreprise selon ses forces et ses axes d’amélioration.

A la suite de cet audit, vous obtenez un aperçu de l’efficacité globale de votre entreprise vous permettant d’identifier les mesures pour devenir plus performant.

Lors d’un développement ERP spécifique, cette analyse permet de centraliser les outils existants sur lesquels vos collaborateurs ont déjà l’habitude de travailler et d’y ajouter de nouvelles fonctionnalités permettant de combler les manques identifiés.

Objectifs audit ERP

Quels objectifs ?

  • Comprendre les besoins et les objectifs
  • Lister les outils existants et auditer leur performance
  • Questionner les collaborateurs et comprendre leurs attentes

A la suite de cet audit

  • Vous disposez d’un cahier des charges ERP technique et fonctionnel
  • Vous obtenez un plan d’actions selon un ordre de priorité

Phase de développement

Cadrage et communication

La gestion de projet ERP demande une organisation irréprochable. C’est un projet conséquent qui comprend de nombreuses parties prenantes. Le cadrage et le suivi sont donc des éléments très importants afin de maîtriser les coûts, le temps. C’est pourquoi le chef de projet joue un rôle très important. Une gestion de projet efficace avec une planification des tâches permettra non seulement de mettre en place un outil fonctionnel plus rapidement, mais il permettra également de garder l’implication des parties prenantes du début à la fin du projet.

Le cadrage et la communication sont les clés pour éviter que votre projet deviennent une usine à gaz.

Développement agile

Un projet ERP peut mettre plus d’un an à voir le jour ! Pendant ce temps, vous devez garder les équipes impliquées mais également effectuer des tests. Le développement agile permet de sortir des livrables qui peuvent être rapidement testés au sein de l’entreprise. Cela permet de garder la motivation des collaborateurs mais également de voir les potentiels points bloquants qui pourront être corrigés de suite.

Ce type de développement permet une mise à jour au fur et à mesure afin d’éviter de sortir une solution ERP avec de trop nombreux bugs qui décourageraient aussitôt les collaborateurs de l’entreprise sur la prise en main de l’outil.

De plus, entre le début et la fin du projet, il peut y avoir des changements qui nécessitent de revoir certaines fonctionnalités en cours de développement.

Phase de déploiement

Un projet ERP réussi contient une phase d’accompagnement au changement. Pour cela, il est important d’impliquer les salariés en mettant en place des formations et des ateliers. Chaque secteur d’activité de l’entreprise concerné par l’outil doit avoir son propre temps dédié afin de se concentrer uniquement sur les fonctionnalités qui le concernent.

Chaque projet contient des ambassadeurs qui sont très motivés par la réussite du projet mais également par des réfractaires qu’il faut également rassurer et impliquer afin d’éviter de ralentir la mise en place de l’outil au sein de l’entreprise.

Après projet

Le travail a été long mais votre nouvel outil est enfin déployé et utilisé par l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Bien joué ! Mais ce n’est pas fini… Lorsque vous menez un projet ERP, il est important de penser long terme et évolutions possibles. Les outils évoluent rapidement et l’ERP qui centralise l’essentiel de votre entreprise doit être capable d’en faire autant.

C’est pourquoi vous devez toujours vous assurer de mettre en place un système ERP fiable et évolutif qui peut facilement intégrer l’arrivée d’un nouvel outil ou d’un nouveau process.

Bien réussir son projet ERP

Réussir son projet

En résumé, voici nos 5 conseils pour réussir votre projet ERP :

  • Réaliser un audit en listant les points forts et axes d’amélioration de vos process
  • Engager différentes parties prenantes de l’entreprise pour une adhésion à l’outil
  • Choisir un chef de projet impliqué et expérimenté
  • Communiquer avec l’agence de développement ERP
  • Tester rapidement les fonctionnalités de l’outil en développement

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Par

Sylvain M
Responsable commercial

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