À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises auront pour obligation légale de fournir et recevoir des factures électroniques. Ce sera donc la fin des factures inter-entreprises au format papier. Cette obligation rend nécessaire de dématérialiser les factures. Les services comptables des entreprises doivent donc préparer cette nouvelle étape dans la digitalisation de l’entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi anticiper la dématérialisation des factures est souhaitable.
Dématérialisation des factures : quelles obligations pour les entreprises ?
La dématérialisation des factures est rendue obligatoire par l’article 26 de la loi des finances 2022. Celle-ci concerne les entreprises françaises assujetties à la TVA. Elle rend obligatoire la facturation électronique pour les transactions entre entreprises.
Cette obligation légale concerne de manière progressive les différents types d’entreprises. À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises concernées doivent accepter les e-factures. À partir de cette date, les grandes entreprises sont contraintes d’émettre des factures électroniques. Puis, ce sera au tour des ETI, le 1er janvier 2025 et des TPE-PME le 1 er janvier 2026.
Pour mettre en œuvre cette digitalisation, il sera donc nécessaire de passer par une plateforme spécialisée. C’est pourquoi il apparaît indispensable d’anticiper la dématérialisation des factures. En effet, cela vous permettra de choisir dès maintenant une solution adaptée à votre activité sans être dans l’urgence. Puis, de préparer sereinement cette transition.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des documents est un enjeu important pour les entreprises, mais c’est aussi un mode de traitement qui a de nombreux avantages.
La simplification du traitement des documents
La dématérialisation simplifie le traitement des documents, qu’ils soient entrants ou sortants. En fait, elle permet untraitement automatisé des échanges de factures. La saisie manuelle de ces données et la numérisation des factures papier sont très chronophages. Ainsi, cette automatisation de l’acquisition et du traitement des factures représente un gain de temps. Cela améliore la productivité des services comptables et leur permet de se concentrer sur des tâches ayant plus de valeur ajoutée.
L’automatisation de ces processus est également l’occasion de préserver votre trésorerie grâce à l’amélioration des délais de paiement. Les différents formats de factures sont facilement pris en charge par les outils métiers qui gèrent la dématérialisation. En outre, les processus de validation sont fluidifiés.
La réduction des coûts
Passer par un système de gestion des documents électroniques de facturation représente un gain financier. Les coûts d’impression, d’envois postaux et d’archivage sont supprimés. L’archivage électronique est moins coûteux. De plus, il ne demande aucun espace de stockage physique.
Une meilleure sécurisation des données
L’archivage électronique est un avantage pour la sécurisation des données comptables. Cette méthode d’archivage correspond pleinement aux normes en vigueur. En cas de sinistres dans les locaux d’entreprise, les données sont préservées.
Garantir la traçabilité des échanges
La dématérialisation des factures évite tout risque de perte. L’envoi postal des factures inclut la perte de certaines d’entre elles et crée des retards de paiement. Toute erreur est également évitée par la réduction du nombre d’actions manuelles. L’automatisation de la facturation gère l’édition et l’envoi des documents par voie électronique. Contrairement à un courrier classique, il est possible d’obtenir une notification pour savoir si le message a été consulté.
Le suivi et le contrôle des paiements sont centralisés. Aussi, la transparence fiscale est-elle de mise. Vous pouvez donc suivre toutes les opérations en temps réel.
Indexation et recherche de documents
Un outil comme une GED permet une indexation intelligente des factures. Les factures reçues sont importées et classées selon le système que vous avez défini. Il est donc aisé de retrouver une facture et de la consulter. Une barre de recherche intégrée dans l’outil permet de retrouver rapidement le document. Cela représente encore une fois un gain de temps. Une recherche dans les archives papier s’avère souvent longue, voire infructueuse.
Avoir une gestion des documents responsable
La transition numérique s’ancre dans une volonté de préservation des ressources. Ainsi, la dématérialisation des documents participe à cette économie globale. Elle permet d’avoir une gestion responsable des documents, notamment en évitant la multiplication des impressions.
Pourquoi est-il indispensable d’anticiper cette dématérialisation des factures ?
Les différentes échéances fixées par la législation arrivent dès l’an prochain. Or, procéder à la dématérialisation des factures est un véritable projet d’entreprise qui se prépare. Il est important de se faire accompagner pour appréhender ces changements avec efficacité.
Chaque entreprise doit redéfinir les processus de facturation, du traitement à la validation. Dématérialiser ses factures, c’est changer totalement le mode de fonctionnement des services comptables, notamment si ces derniers travaillent principalement avec des factures papier.
Pour cela, le choix de la plateforme par laquelle le processus de dématérialisation va être effectué est crucial. Elle doit être adaptée à l’activité de l’entreprise et peut même être créée sur mesure. Son rôle est d’optimiser les opérations comptables pour :
- Importer et classer les factures, y compris intégrer les factures au format papier en les numérisant.
- Regrouper les informations comptables au même endroit ;
- Créer un archivage automatisé ;
- Sécuriser les données ;
- Faciliter la consultation et le suivi de toutes les opérations.
Toutes ces actions doivent être anticipées pour que tous les processus soient maîtrisés avant la date butoir imposée par la loi.
La dématérialisation des factures permet de répondre à une échéance imposée par la législation dès juillet 2024. Cependant, cette obligation a de nombreux avantages pour les entreprises : simplification des processus, gain de temps, meilleure productivité et réduction des coûts. Pour se préparer à ces changements, toute entreprise doit les anticiper. Dématérialiser ses factures, c’est un projet d’entreprise qui demande une réflexion approfondie sur la gestion des documents comptables. Afin de choisir la solution technique adaptée à son activité, se faire accompagner est recommandé.
Chez Access it, nous sommes là pour vous aider à trouver la solution de dématérialisation la plus adaptée à vos besoins et vous accompagner tout au long du processus : audit du besoin et recommandation, implémentation et intégration avec votre SI existant, formation des équipes pour la prise en main du nouvel outil…
