Avec la digitalisation croissante des différents types de documents, la signature électronique connaît un fort développement ces dernières années. En effet, la dématérialisation est désormais au cœur de l’activité des entreprises et nécessite d’adapter ses processus métier. Il devient donc intéressant d’intégrer la signature électronique dans vos applications sur mesure. Nous vous proposons de découvrir quels sont les avantages de cette solution ainsi que les principaux acteurs de ce marché.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est une alternative à la signature manuscrite. Elle offre la possibilité de signer à distance les documents commerciaux ou administratifs sans disposer de documents papier.
Le rôle de la signature numérique est de garantir l’intégrité de documents dématérialisés et d’authentifier l’identité dusignataire ainsi que son consentement. Cette solution doit être parfaitement sécurisée. Elle atteste que le fichier n’a pas connu de modifications après signature et implique l’engagement du signataire. Ainsi, l’usage de la signature électronique est une pratique encadrée par les lois françaises et européennes. Sa valeur est identique à celle d’une signature manuscrite à condition que l’outil utilisé respecte la législation.
Intégrer la signature électronique : avantages
Intégrer la signature électronique dans une application sur mesure a de nombreux avantages pour votre entreprise comme vos différents partenaires.
La réduction des délais pour vos contrats
L’utilisation de la signature électronique permet de réduire les délais liés à vos contrats de vente. La dématérialisation implique une signature plus rapide sans envoi de documents papier. Ainsi, le démarrage du projet se fait également plus rapidement et réduit aussi le délai de facturation.
Une meilleure expérience utilisateur
Grâce à cette intégration, vos clients pourront signer directement les documents depuis votre application ou votre site web. Ils n’auront pas besoin d’attendre de recevoir un mail de votre part, voire des documents papier par courrier. Cette absence d’attente est également favorable à la signature de contrats.
La simplification de ces processus permet de les rendre plus accessibles pour les partenaires, les clients et les prospects.
Une amélioration du suivi des projets, des processus et de la productivité
Le suivi et la gestion des documents sont facilités grâce à l’intégration de workflows spécifiques. Il est donc possible de visualiser en temps réel l’avancée de chaque projet et de relancer les prospects qui n’ont pas signé. À la clé se trouve une véritable amélioration du processus de signature.
Celle-ci va de pair avec une amélioration de la productivité de vos collaborateurs. Ils ne sont pas accaparés par la nécessité de préparer et d’envoyer des documents à signer. L’automatisation de ce processus implique un gain de temps. Ils se consacrent alors à des tâches à forte valeur ajoutée.
Le respect de la législation
La signature électronique a une valeur légale identique à la signature manuscrite depuis 2000 dans le droit français et européen. En outre, depuis le 23 juillet 2014, le règlement européen eIDAS a harmonisé tous types de transactions électroniques.
La signature numérique sécurisée est considérée comme valable sur le plan légal si elle permet de reconnaître l’authenticité d’un document et l’identité de son signataire. Elle respecte donc la réglementation en la matière dès lors que vous choisissez un acteur reconnu dans ce domaine qui vous offre ces garanties. Cette procédure est également en accord avec la réglementation sur leRGPD.
Une sécurité accrue
La procédure de signature électronique renforce considérablement la sécurité. Elle permet d’être sûr de l’identité de la personne qui va signer. L’identité numérique, la nécessité d’être connecté pour signer et la vérification de cette authentification empêchent la falsification ou la modification du fichier après signature.
La réduction des coûts et le facteur environnemental
Les impressions de documents ont un coût conséquent qui disparaît avec la mise en place de la signature en ligne. Les fichiers numériques sont archivés de manière électronique. Cette réduction des coûts est un pas de plus vers la digitalisation de votre entreprise. Elle correspond à une avancée environnementale en réduisant considérablement la consommation de papier.
Les acteurs du marché de la signature électronique
Avant d’intégrer la signature électronique dans votre application sur mesure, il faut choisir l’un des acteurs reconnus sur ce marché. Cela certifie que la solution choisie respecte la réglementation en vigueur, notamment la sécurité des données et l’identification du signataire. L’objectif est d’avoir des documents valables sur le plan légal.
- Docusign est considéré comme l’acteur majeur de la signature électronique depuis de nombreuses années. Pionnier dans le domaine, il propose la e-Signature. Cette solution est utilisée partout dans le monde. Avec 350 intégrations et la possibilité de connecter une API aux sites internet et aux applications c’est une solution idéale.
- Docaposte est une filiale de La Poste. Il s’agit d’un leader français du domaine. Elle s’appuie sur l’identité numérique et a développé une API et des solutions sur mesure.
- Eversign permet d’automatiser les signatures dans de nombreuses applications comme Google Docs ou Dropbox.
- AdobeSign : le géant des documents numériques, Adobe, a créé son propre logiciel de signature électronique avec un service d’authentification spécifique.
- Universign : ce logiciel est conçu pour signer via sa propre application ou n’importe quel support numérique. Des workflows, la possibilité de créer des documents multi-signataires et d’autres outils intégrés sont assez pratiques.
- Pandadoc est une plateforme qui offre la possibilité de signer des fichiers de manière électronique, et de créer des workflowsd’approbation. Elle comporte une API qui s’intègre à de nombreux outils métier.
Conclusion
Intégrer la signature électronique dans votre application sur mesure a de nombreux avantages. Signer un document numérique de manière légale et sécurisée directement sur votre interface garantit un processus simple et automatisé. L’authentification des fichiers numériques et de l’identité du signataire sont les conditions légales pour que la validité de la signature soit reconnue.
Les solutions proposées par les grands acteurs du marché respectent la réglementation. Gagnez du temps sur vos projets et la signature des contrats en nous contactant dès maintenant. Access it vous accompagne dans l’intégration de la signature électronique dans vos applications sur mesure.
