En entreprise, retrouver rapidement les informations est une nécessité. Dans le cas de documents non indexés, la recherche devient chronophage et affecte la productivité des équipes. Cette problématique nécessite une solution adaptée comme une GED. Il s’agit d’une application de gestion électronique des documents.
Ce système informatique permet d’optimiser la digitalisation des documents, mais aussi d’améliorer leur recherche et leur classement. Ainsi, vous disposez d’un meilleur accès aux données avec un archivage facilité.
Dans cet article, découvrons pourquoi mettre en place une GED permet une gestion de l’information simple et rapide.
Logiciel GED : quels avantages ?
Rechercher des documents numériques est particulièrement chronophage. Cette perte de temps non négligeable est néfaste pour la productivité et finit par avoir un coût effectif. La GED représente donc un enjeu organisationnel pour que les collaborateurs puissent se consacrer pleinement sur leur travail.
En effet, retrouver rapidement des données s’avère parfois complexe. Aujourd’hui, les documents proviennent de sources diverses
- Messageries ;
- Sites ;
- ERP ;
- Outils collaboratifs ;
- Les applications métiers
Face à un afflux constant de données, stocker de manière efficace les documents est essentiel. Chacun d’entre nous a déjà perdu du temps à rechercher un document numérisé non indexé. Sans savoir dans quel dossier, sous quel format et sous quel titre un fichier est enregistré, sa localisation est difficile.
Dans ce cas, le risque de la perte des données est bien réel. Un manque de traçabilité dans la procédure d’acquisition du document limite la possibilité de retrouver l’origine du fichier.
Mettre en place une GED permet d’éviter ces difficultés. L’application automatise la gestion des documents numériques tout au long de leur cycle de vie.
Avec une GED, la gestion des documents est optimisée en 4 étapes : numérisation ou import automatisé, indexation, stockage et diffusion. Ce système garantit :
- Un accès immédiat aux informations.
- Une meilleure productivité des équipes en éliminant la perte de temps liée à la recherche des documents.
- Une réduction des coûts et des espaces de stockage physiques nécessaires.
Comment fonctionne une GED ?
Le fonctionnement d’une GED s’articule autour de différentes étapes : l’acquisition des données, leur classement, leur stockage, puis leur diffusion. Cette solution de gestion des documents est idéale pour une transformation numérique réussie.
Acquisition des données
L’utilisation d’une GED permet de fluidifier la gestion de l’information. Le logiciel permet d’intégrer les documents dans un espace sécurisé pour les retrouver plus facilement, quelle que soit leur provenance.
La capture des données peut passer par la dématérialisation de documents papier. Elle concerne aussi les fichiers numériques natifs et les documents importés. Pour plus d’efficacité, le logiciel GED est alors connecté à d’autres applications métiers. L’automatisation de l’import des documents représente un gain de temps et un réel confort pour les utilisateurs.
Classement des données
La reconnaissance automatique des documents par une solution GED peut être assurée par différentes technologies. Par exemple, un système OCR, c’est-à-dire la reconnaissance optique des caractères, est capable de reconnaître les textes dans les images. Cette lecture intelligente détermine la nature des fichiers afin de pouvoir les classer de manière pertinente.
L’indexation des fichiers est définie selon certaines règles : typologie des documents, mots-clés, tag, gestionnaire de métadonnées mais également selon leur contenu. Cela doit faciliter la recherche documentaire et la conservation des différentes versions d’un même fichier.
Stockage des données
Le stockage des données par la GED assure leur traçabilité. Ainsi, s’il existe différentes versions d’un même document, il est possible de les consulter à tout moment et de les modifier.
L’archivage dématérialisé des documents est devenu une nécessité d’un point de vue économique et écologique. Avec la GED, elle se fait en conformité avec les différentes réglementations, comme la durée de conservation des documents et le RGPD.
Concernant la conservation légale des documents, il est important de noter que :
- Les contrats commerciaux, les documents bancaires et ceux qui concernent les transports de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
- Les déclarations de douane sont à garder durant trois ans.
- Les factures, les contrats conclus par moyen électronique, les bons de commande et de livraison ainsi que tout document relatif au compte annuel doivent être conservés dix ans.
Diffusion et partage des informations
Le partage d’informations est facilité : grâce à une barre de recherche, les utilisateurs retrouvent rapidement le fichier souhaité. La gestion des droits d’accès aux données et l’approbation d’un document sont simplifiées.
Des espaces collaboratifs intégrés à la GED permettent de fluidifier les échanges et de gagner du temps.
Bien choisir son logiciel GED
Afin de répondre aux problématiques de la gestion des données, Access it vous propose sa solution de GED. L’application est conçue pour une prise en main rapide par vos collaborateurs et ne nécessite pas de formation. Elle permet un import de documents automatique et illimité à partir de différentes sources d’acquisition.
Interconnecté à votre système d’information d’entreprise, Filey récupère les documents en provenance de vos autres applications métiers. Retrouvez facilement des fichiers dans les drives Google, Microsoft, Sharepoint ou Teams, mais également dans vos e-mails ou votre calendrier. L’application peut être installée dans le cloud ou sur vos serveurs.
L’utilisation d’un système OCR par Filey favorise l’indexation automatique des documents, y compris numérisés. La lecture des textes dans les fichiers images permet leur reconnaissance et leur archivage.
Grâce à un gestionnaire de métadonnées et à notre moteur de recherche transverse, l’accès aux documents prend quelques secondes. Un espace collaboratif favorise le travail en équipe et le partage d’informations via le web ou un portail extranet. Les données sont accessibles partout. C’est un avantage pour les collaborateurs en déplacement ou en télétravail.
Un workflow d’approbation permet de simplifier le processus de validation des documents. Il est alors aisé de rendre visible les documents aux utilisateurs qui disposent d’un accès.
Une application GED assure une meilleure gestion des documents et des coûts. Avec Filey, la traçabilité des fichiers est garantie. Le versioning permet de consulter les différentes versions des documents, d’y revenir ou de les modifier. Il n’y a plus besoin de recourir aux d’impressions papier et aux espaces de stockage physiques. Un système GED déjà en place dans votre entreprise ? Nous vous proposons un audit GED afin de comprendre au mieux les contraintes de votre solution et vous offrir la réponse la plus adaptée à vos besoins.
Mettre en place une GED en entreprise permet une gestion documentaire dématérialisée, un accès à l’information facilité et sécurisé.
En supprimant les pertes de temps liées à la recherche documentaire, ce système améliore la productivité. La GED permet de réduire les coûts de la gestion documentaire et fluidifie le partage des informations.
Pour en savoir plus sur notre solution de gestion électronique des documents Access it, contactez-nous !
