La GED est un excellent moyen d’organiser son archivage. De nombreuses entreprises se contentent de drives mal organisés et cela pose de nombreux problèmes avec des classements approximatifs et des difficultés à retrouver les données. Ces dernières peuvent parfois être perdues et les recherches infructueuses occasionnent une perte de temps conséquente pour les collaborateurs.
Pour archiver leurs documents, les entreprises se tournent de plus en plus vers des outils numériques. Toutefois, il est important de les choisir en fonction de leur efficacité. Aussi, de nombreuses structures misent sur SharePoint pour la gestion collaborative des équipes et le classement des fichiers. Dans cet article, nous voyons ensemble les fonctionnalités de l’outil et les limites de SharePoint en tant que GED.
Est-ce que SharePoint est une GED ?
Beaucoup d’entreprises se tournent vers une GED SharePoint. L’outil de Microsoft se présente comme un outil de travail collaboratif permettant le stockage de documents et les échanges d’informations et de connaissances entre collaborateurs. Néanmoins, SharePoint en tant que GED dispose de nombreuses limites.
Les limites de SharePoint en tant que GED
Expérience de recherche limitée
Tout d’abord, sur SharePoint, l’expérience de recherche est assez limitée. Retrouver des documents dans le programme s’avère parfois une tâche difficile puisque l’outil de recherche se base uniquement sur les mots-clés utilisés dans les titres. Cela implique donc un nommage rigoureux de chaque document et une optimisation du classement des fichiers pour une utilisation efficiente de SharePoint en tant que GED.
La recherche de SharePoint est performante dans le cas de documents Office : Word, Excel, PowerPoint, PDF indexé. SharePoint est capable de rechercher des mots clés, à la fois dans le titre et le contenu des documents. Sa limite réside dans le fait qu’il est incapable de rechercher du texte dans des images, ou des PDF scannés, comme un courrier ou une facture par exemple. Il ne dispose pas d’un OCR (reconnaissance optique de caractères) intégré.
Paramétrages et gestion des droits d’accès fastidieux
Il reste cependant possible d’enrichir un document en métadonnées, mais l’intégration de ce type d’informations n’est pas à la portée de n’importe quel utilisateur, et nécessite des connaissances accrues de la solution pour créer et gérer de collections hiérarchiques de termes gérés de façon centralisée via la « Taxonomie ».
Ainsi, si vous souhaitez utiliser SharePoint comme une GED, il faudra passer du temps sur l’interface en amont. Cela se traduira par une personnalisation minutieuse du logiciel et une gestion adéquate des droits d’accès aux fichiers. De plus, des règles seront à définir pour nommer les documents de façon à les retrouver.
Volume de stockage limité
Une collection de sites SharePoint peut contenir jusqu’à 25 To de données. Cependant, le volume de stockage est lié au nombre de licences présentes dans le tenant Microsoft 365 ( 1 To plus 10 Go par licence achetée). Au-delà du volume alloué, il faudra payer le Go supplémentaire chez Microsoft. Il est impossible d’aller au-delà de la capacité d’un site. Il est à noter aussi une baisse de la performance de recherche sur SharePoint lorsque l’on s’approche de la capacité maximum de stockage d’une collection de sites.
Quels sont les avantages de SharePoint ?
SharePoint offre de nombreux avantages en dehors de la GED. Son rôle est tout d’abord de créer un site d’équipe qui joue le rôle d’intranet.
SharePoint possède une double casquette. C’est à la fois un outil de stockage de documents qui facilite la collaboration au sein des équipes en permettant le stockage et le partage de fichiers, le co-editing pour travailler à plusieurs utilisateurs sur un même document, la gestion de calendriers et de tâches, la messagerie instantanée, etc.
Et c’est aussi une plateforme RH pour la communication interne de l’entreprise avec la création de sites web et de portails. Il existe deux types de sites, les sites d’équipes, qui sont associés à Teams, et les sites de communication, bien souvent utilisés dans le cadre de la création d’intranet.
SharePoint permet également de créer des flux de travail automatisés pour la gestion des processus métier, ce qui peut inclure l’approbation de documents, la gestion des demandes, etc.
Enfin, SharePoint s’intègre à d’autres applications Microsoft telles que Microsoft Office, Outlook, Teams, et bien d’autres. Ce qui en fait un hub central de Microsoft Office 365 pour de nombreuses activités liées à la gestion de contenu et à la collaboration.
Résumé : Fonctionnalités et limites en tant que GED
🔦 Les fonctionnalités de SharePoint
- Facilite la collaboration : partage de fichiers, co-editing, gestion des calendriers, messagerie instantanée…
- Favorise la communication RH : sites de communication internes, création d’intranet
- Création de flux de travail automatisés
- Intégration à d’autres applications Microsoft
🔒 Les limites en tant que GED
- Expérience de recherche limitée : Indexation via les titres des documents, pas d’OCR
- Mise en place fastidieuse : Enrichissement des métadonnées, gestion des droits d’accès
- Volume de stockage limité par collection de sites
- Baisse de performances selon le volume de stockage.
Si vous souhaitez être accompagné dans l’utilisation de SharePoint ou dans la mise en place d’une GED, vous pouvez nous faire une demande de RDV.
Filey : Une alternative à SharePoint
Plusieurs alternatives à SharePoint existent pour archiver vos données d’entreprise, dont Filey, un outil simple à prendre en main avec un point d’entrée unique pour tous vos documents.
Les atouts de la solution de stockage Filey
Filey est notre solution de GED. Elle comporte de très nombreuses fonctionnalités pour un archivage des documents optimal. L’outil est simple à prendre en main. Ergonomique, il propose une très bonne expérience utilisateur et ne nécessite aucune formation. Il suscite facilement l’adhésion parmi les équipes.
L’acquisition des fichiers est gérée par un import automatique des documents électroniques. Cet import peut être fait en masse. Filey prend aussi en charge la digitalisation des documents papier.
Il n’y pas de limites de stockage sur l’outil. Le client doit cependant payer le volume de données qu’il consomme.
L’autre point fort de Filey est qu’il se présente comme un moteur de recherche transverse. La recherche de documents est donc facilitée grâce à une technologie OCR.
Concrètement, il est capable de reconnaître un fichier indépendamment de son titre. Toute recherche peut s’effectuer à partir d’une expression ou d’une phrase incluse dans un document. Ce qui permet un gain de temps important dans vos recherches de fichiers et évite la perte de données.
Des fonctionnalités pertinentes pour votre SI
Filey a également d’autres fonctionnalités attractives pour votre SI. Le programme s’intègre facilement à vos outils. Microsoft Office 365, Google Workspace et SQL server sont déjà présents dans l’application. Elle peut donc aisément récupérer les documents de vos applications métiers. Une API REST est proposée aux développeurs.
Filey possède des espaces collaboratifs. Vous pouvez partager les fichiers avec vos collaborateurs, mais aussi avec les utilisateurs externes à l’organisation avec un portail extranet.
Pour gérer l’accès aux documents, un système de workflows d’approbation permet d’approuver ou de refuser les fichiers. Et si vous possédez un document qui a connu plusieurs versions, cela n’est pas un problème. L’outil dispose d’une fonction de versioning des documents. Vous gérez facilement les diverses versions d’un fichier et vous pouvez proposer un nombre de versions illimité.
Par ailleurs, tout utilisateur peut découper un document pour en créer sa propre version. Cela permet un découpage pertinent pour partager certaines parties d’un fichier ou pour les archiver.
Enfin, l’outil dispose d’un gestionnaire de métadonnées avec un système de tags qui peut être attribué à chaque document, ce qui facilite encore la recherche après archivage.
