Sharepoint, l’outil collaboratif de Microsoft, est très souvent utilisé comme système de gestion électronique des documents. Or, ce programme n’est pas la meilleure solution d’archivage des documents. En effet, il a de nombreuses limites, notamment pour la recherche efficace des données. C’est pourquoi il ne faut pas utiliser Sharepoint en tant que GED. Choisissez plutôt un outil avancé comme Filey qui vous permet de retrouver rapidement tous vos fichiers.
LES LIMITES DE SHAREPOINT EN TANT QUE GED
La GED, ou gestion électronique des documents est un excellent moyen d’organiser son archivage. De nombreuses entreprises se contentent de drives mal organisés. Cela pose de nombreux problèmes avec des classements approximatifs et des difficultés à retrouver les données. Ces dernières peuvent parfois être perdues et les recherches infructueuses occasionnent une perte de temps conséquente.
Pour archiver leurs documents, les entreprises se tournent de plus en plus vers des outils numériques. Toutefois, il est important de les choisir en fonction de leur efficacité. Aussi, de nombreuses structures misent sur un outil unique pour la gestion collaborative des équipes et le classement des fichiers.
Beaucoup d’entreprises se tournent vers Sharepoint. L’outil de Microsoft se présente comme un outil de travail collaboratif. Son rôle est tout d’abord de créer un site d’équipe qui joue le rôle d’intranet.
SharePoint possède une double casquette, celui de stockage de documents à vocation collaborative et la création de page web dans le but de communiquer de l’information. Il existe deux types de sites, les sites d’équipes, qui sont associés à Teams, et les sites de communication, bien souvent utilisés dans le cadre de la création d’intranet.
Ce logiciel permet le stockage de fichier et le co-editing pour travailler à plusieurs utilisateurs sur un même document. Il permet de partager des informations et des connaissances entre collaborateurs. Néanmoins, Sharepoint a de nombreuses limites si on l’utilise en tant que GED.
Sur Sharepoint, l’expérience de recherche est particulièrement décevante. Retrouver des documents dans le programme s’avère difficile. En fait, l’outil de recherche se base uniquement sur les mots-clés utilisés dans les titres. Cela implique que chaque document doit être bien renommé et que le classement des fichiers doit être optimal.
La recherche de SharePoint est performante dans le cas de documents Office (Word, Excel, PowerPoint, Pdf indéxé). Il est capable de rechercher des mots clés, à la fois dans le titre et le contenu des documents. Sa limite réside dans le fait qu’il est incapable de rechercher du texte dans des images, ou des PDF scannée, comme un courrier ou une facture par exemple. Il ne dispose pas d’un OCR intégré.
Il reste cependant possible d’enrichir un document en métadonnées, mais l’intégration de ce type d’informations n’est pas à la portée de n’importe quel utilisateur, et nécessite des connaissances accrues de la solution pour créer et gérer de collections hiérarchiques de termes gérés de façon centralisée via la « Taxonomie ».
Ainsi, si vous souhaitez utiliser Sharepoint comme une GED, il faudra passer du temps sur l’interface en amont. Cela se traduira par une personnalisation minutieuse du logiciel et une gestion adéquate des droits d’accès aux fichiers. De plus, des règles seront à définir pour nommer les documents de façon à les retrouver.
Une collection de sites SharePoint peut contenir jusqu’à 25 To de données. Cependant, le volume de stockage est lié au nombre de licences présentes dans le tenant Microsoft 365 ( 1 To plus 10 Go par licence achetée). Au-delà du volume alloué, il faudra payer le Go supplémentaire chez Microsoft. Il est impossible d’aller au-delà de la capacité d’un site.
FILEY, L’ALTERNATIVE À SHAREPOINT
Vous l’avez compris, Sharepoint n’est pas conseillé pour être utilisé en tant que GED. Le logiciel est davantage adapté au travail collaboratif. Cependant, une alternative à Sharepoint existe pour archiver vos données d’entreprise. Filey est un outil simple et efficace avec un point d’entrée unique pour tous vos documents.
Les atouts de la solution de stockage Filey
Filey, la solution de GED proposée par Access it, comporte de très nombreuses fonctionnalités pour un archivage des documents optimal. L’outil est simple à prendre en main. Ergonomique, il propose une très bonne expérience utilisateur et ne nécessite aucune formation. Il suscite facilement l’adhésion parmi les équipes.
L’acquisition des fichiers est gérée par un import automatique des documents électroniques. Cet import peut être fait en masse. Filey prend aussi en charge la digitalisation des documents papier.
Il n’y pas de limites de stockage sur Filey. Le client doit cependant payer le volume de données qu’il consomme. Contrairement à SharePoint, où s’il atteint la limite de stockage du site, il doit créer une nouvelle collection de site à côté et donc multiplier les points de stockage
Il est à noter aussi une baisse considérable de la performance de recherche sur SharePoint lorsque l’on s’approche de la capacité maximum de stockage d’une collection de sites SharePoint, ce qui n’est pas le cas sur Filey.
L’autre point fort de Filey est qu’il se présente comme un moteur de recherche transverse. La recherche de documents est donc facilitée. Le programme utilise une technologie OCR, c’est-à-dire la reconnaissance optique de caractères. Concrètement, il est capable de reconnaître un fichier indépendamment de son titre. Toute recherche peut s’effectuer à partir d’une expression ou d’une phrase incluse dans un document Word. Si celle-ci est présente dans un fichier, elle sera retrouvée.
Ce procédé de recherche se veut simple et rapide. La recherche se fait à l’intérieur même du document alors que sur Sharepoint, celle-ci se limite au titre. Filey représente donc un gain de temps important dans vos recherches de fichiers et évite la perte de données.
La recherche documentaire a un coût non négligeable. Selon une étude de McKinsey, parue en 2013, elle représenterait 20 % du temps de travail. Avec un système de GED pertinent, la productivité est en hausse, car le temps n’est pas perdu en recherches laborieuses.
Des fonctionnalités pertinentes pour votre SI
Filey a également d’autres fonctionnalités attractives pour votre SI. Le programme s’intègre facilement à vos autres outils. Microsoft Office 365, Google Workspace et SQL server sont déjà présents dans l’application. Elle peut donc aisément récupérer les documents de vos autres applications métiers. Une API REST est proposée aux développeurs.
Filey possède des espaces collaboratifs. Vous pouvez partager les fichiers avec vos collaborateurs, mais aussi avec les utilisateurs externes à l’organisation avec un portail extranet.
Pour gérer l’accès aux documents, un système de workflows d’approbation permet d’approuver ou de refuser les fichiers. Si vous possédez un document qui a connu plusieurs versions, cela n’est pas un problème. Filey a une fonction de versioning des documents. Vous gérez facilement les diverses versions d’un fichier et vous pouvez proposer un nombre de versions illimité.
Par ailleurs, tout utilisateur peut découper un document pour en créer sa propre version. Cela permet un découpage pertinent pour partager certaines parties d’un fichier ou pour les archiver.
Enfin, l’outil dispose d’un gestionnaire de métadonnées. Pour cela, un système de tags peut être attribué à chaque document, ce qui facilite encore sa recherche après archivage.
Sharepoint est plébiscité par les entreprises pour son aspect pratique. Certes, c’est un bon outil collaboratif, mais il ne faut pas utiliser Sharepoint en tant que GED. Ce programme permet d’enregistrer des fichiers pour le partage de données et le co-editing. Toutefois, il n’est pas adapté à l’archivage des documents. Tournez-vous plutôt vers une application spécifique comme Filey. Avec sa technologie OCR et son ergonomie, cet outil évite toute perte de temps et s’intègre parfaitement à votre SI.
