Imaginez le système informatique qui relie les processus de votre entreprise comme un orchestre. Idéalement, il devrait s’agir d’un ensemble musical harmonieux, dont les interprètes s’expriment à l’unisson, en suivant scrupuleusement les instructions de la partition. Mais alors pourquoi, dans la réalité, cela ressemble plutôt à un groupe hétérogène d’instruments mal accordés ? La réponse est là : on ne peut pas compter sur les meilleurs musiciens, si on n’a pas un chef d’orchestre pour les diriger convenablement.
Beaucoup d’entreprises construisent leur structure IT au fil du temps, brique après brique, sans trop se soucier de la cohérence globale de l’édifice. C’est, d’ailleurs, tout à fait compréhensible : les besoins évoluent, les équipes changent, les technologies se renouvellent et il devient parfois difficile de garder de l’homogénéité. Le résultat est un assemblage d’applications non-communicantes et une perte d’efficacité : l’information se perd plus facilement, les tâches redondantes se multiplient et les failles de sécurité se propagent…
La solution pour remédier à cela existe : un progiciel de gestion intégré, c’est-à-dire le chef d’orchestre capable de ramener de l’ordre parmi vos applications et accompagner les différents métiers d’entreprises (direction, ressources humaines, comptabilité, etc.) dans le pilotage de votre activité. Un ERP sur-mesure qui deviendra rapidement indispensable si vous souhaitez donner des fondements solides à la gestion informatisée de votre entreprise.
QU’EST CE QU’UN ERP ?
Le progiciel de gestion intégrée, Enterprise Resource Planning (ERP) en anglais, est un logiciel utilisé en entreprise pour organiser l’ensemble des processus de travail, tels que la comptabilité, les achats, les ressources humaines, la gestion de projets, les actions commerciales et bien d’autres choses. Grâce à l’organisation centralisée des données et à leur partage via une interface unique, le système ERP assure la bonne communication parmi les outils métiers et offre des instruments puissants d’analyse et de pilotage.
Constitué de différents modules qui dialoguent avec les fonctions spécifiques de l’entreprise, et qui répondent aux exigences de chaque métier ou service, l’ERP se présente comme le centre de contrôle pour l’optimisation des processus : une structure informatique solide et fonctionnelle qui rend votre entreprise plus performante et compétitive. Cependant, il serait inexact de dire que l’ERP remplace les applications métiers : plutôt, il les intègre selon le principe de modularité ou il gère des logiciels produits par des tiers grâce à leur compatibilité (comme ceux des éditeurs spécialisés, tels que CEGID ou SAGE).
ERP : QUELS AVANTAGES POUR L’ENTREPRISE ?
Longtemps disponibles uniquement sous forme de service on-premise, les systèmes ERP sont aujourd’hui accessibles en modalité SaaS (Software-as-a-Service), c’est-à-dire que l’entreprise peut bénéficier du service via un abonnement, ce qui les rend décidément moins coûteux et mieux adaptés à répondre aux dernières exigences en termes de cloud et smart working.
L’adoption d’une solution ERP permet alors à l’organisation d’augmenter la productivité, de renforcer l’engagement des collaborateurs et d’aider la direction dans la prise de décisions stratégiques. Cela grâce à d’autres avantages notables.
Centralisation de l’information
Les données sont récoltées, archivées et partagées en temps réel et de manière centralisée par le système ERP, en favorisant la collaboration entre les différents services de l’entreprise. L’équipe MarCom, par exemple, pourra plus facilement avoir une vision d’ensemble sur le travail des commerciaux et ainsi évaluer l’efficacité de ses propres campagnes de marketing BtoB, sur la base d’une analyse plus précise des résultats de vente.
Accès optimisé aux applications
Le progiciel de gestion intégré permet à l’entreprise de bénéficier d’une seule porte d’entrée vers l’écosystème d’applications. En outre, grâce à un ERP sur-mesure vous pouvez ajouter un nouveau module à chaque fois que les besoins de l’organisation évoluent : par exemple, si le nombre de salariés augmente et une équipe dédiée aux ressources humaines devient nécessaire, il est tout à fait possible d’intégrer un module RH au système.
Expérience utilisateur et sécurité
Avec un logiciel ERP, on peut personnaliser et contrôler les accès des collaborateurs. Cela veut dire : d’un côté, mettre en place une sécurité renforcée, parce qu’on réduit les points d’accès et donc les failles potentielles ; de l’autre, se doter d’un design UX amélioré, vu que l’expérience utilisateur est customisable sur la base de chaque profil.
Automatisation des processus
Avec un progiciel de gestion, on peut également automatiser une partie importante des processus d’entreprise. Grâce à la gestion centralisée des informations, les informations sont exploitables en même temps par les différentes applications métier : par exemple, les données d’achats et de vente sont partagées avec le logiciel de comptabilité et la chaîne comptable est ainsi automatisée. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’optimiser les coûts.
Améliorer la prise de décision
Le système ERP constitue enfin un outil d’analyse et d’interprétation des données. Les informations récoltées au niveau central sont ensuite triées, organisées et rendues disponibles aux décisionnaires sous forme de graphiques, diagrammes de Gantt ou rapports. Grâce à ces analyses, il est possible de prévoir l’évolution de l’activité de l’entreprise et orienter les projets sur la base de prévisions réalisées à partir de données concrètes. L’intelligence artificielle peut également intervenir pour fournir des suggestions et faciliter la prise de décision.
CHOISIR UNE SOLUTION ERP
Préférer une solution ERP plutôt que de s’appuyer sur une multitude d’applications déconnectées les unes des autres est un avantage considérable pour l’entreprise en termes de sécurité, de coûts, de productivité et de ROI.
Aujourd’hui, le marché propose principalement deux types de systèmes ERP : des progiciels de gestion intégrée paramétrables mais standardisés ; ou alors des solutions taillées sur-mesure, à partir des besoins spécifiques de l’entreprise. Chaque organisation se différencie par son industrie d’appartenance, par sa stratégie compétitive, par sa taille ou encore par sa culture interne : cette deuxième option fait qu’il soit possible d’obtenir un niveau de customisation bien plus avancé et elle paraît donc préférable.
Pour construire votre solution sur-mesure et doter votre système informatique de gestion des processus de son chef d’orchestre, faites appel à une société spécialiste en transformation digitale et réalisation de projets informatiques complexes. Avec son accent sur l’UX design et ses partenariats avec des importants acteurs du secteur (Microsoft, ABBYY, DocuSign, parmi autres), Access it accompagne ses clients dans la réalisation de leur système ERP : si vous souhaitez en savoir plus ou nous parler de votre projet, n’hésitez pas à nous contacter.
