Dans un marché de plus en plus compétitif, il est important pour les entreprises d’avoir une organisation transversale, où la gestion intégrée des processus devient synonyme d’efficacité et de compétitivité. Répondant à ce besoin, les solutions ERP permettent de disposer d’un système centralisé de pilotage et d’automatisation des processus, avec des nombreuses retombées positives sur la productivité et la rentabilité de l’activité.
Mais, maintenant que beaucoup de sociétés décident d’intensifier leur transformation digitale, il est nécessaire de bien examiner ce choix et d’adopter un système ERP fonctionnel aux exigences de l’entreprise et développé avec un regard particulier pour l’expérience utilisateur.
ERP : DÉFINITION ET FONCTIONNALITÉS
Qu’est ce qu’un ERP ?
Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé progiciel de gestion intégrée, est un système d’information qui gère les activités d’une organisation de façon coordonnée et à partir d’une base de données unique.
Développés à l’origine pour optimiser les processus de production manufacturière grâce à la planification informatisée des ressources, les ERP modernes comptent des nombreuses fonctionnalités pour tout secteur d’activité et permettent de piloter la totalité des services opérationnels de l’entreprise : administration, comptabilité, marketing, ventes, achats, production, ressources humaines, etc.
Longtemps disponibles sous forme de service on-premise, avec des coûts de maintenance et d’hébergement élevés, les systèmes ERP sont aujourd’hui largement accessibles en modalité SaaS (Software-as-a-Service), ce qui les rend moins coûteux, plus accessibles et mieux adaptés aux nouvelles formes de travail collaboratif et à distance.
On peut résumer les caractéristiques principales d’un progiciel de gestion intégrée, identifiant cinq éléments-clés :
- la centralisation dans la récolte et l’archivage des données ;
- le partage des informations via une interface unique ;
- la modularité sur la base des métiers et des unités de business ;
- l’ouverture et l’intégration avec les autres logiciels d’entreprise ;
- l’automatisation des processus de travail.
En effet, le système ERP collecte et centralise toutes les données en provenance de chaque service et les organise sur une base partagée mise à jour en temps réel. Grâce aux différents modules accessibles via l’interface unique, les informations sont élaborées et utilisées dans la définition des processus et des flux de travail automatisés, pendant que les autorisations d’accès sont gérées en fonction des profils des utilisateurs.
Chaque module s’interface avec une fonction spécifique de l’entreprise et présente des fonctionnalités pour répondre aux exigences du métier : pour cette raison, le système doit pouvoir s’intégrer avec des solutions tierces, comme celles des éditeurs spécialisés CEGID et SAGE ou avec les digital workplace proposés par Microsoft et Google. En somme, une fois adopté, l’ERP devient l’épine dorsale de l’entreprise et se présente comme un véritable centre de contrôle pour l’optimisation des processus.
LES AVANTAGES D’UN OUTIL ERP
Quatre grands avantages d’ordre général dérivent de l’utilisation d’une solution ERP. Pour augmenter la productivité, renforcer l’engagement des collaborateurs et aider le management dans la prise de décisions stratégiques, le progiciel de gestion intégrée permet à l’entreprise de :
- gagner du temps : grâce à l’utilisation d’un seul outil regroupant la totalité des données, simplifiant les activités de recherche, de modification et de mise à jour des fichiers ;
- commettre moins d’erreurs : une mauvaise organisation des processus augmente la possibilité d’erreurs, alors qu’un progiciel de gestion met à disposition des managers un outil précis pour l’organisation et l’analyse ;
- réduire les coûts : avec un progiciel composé de plusieurs modules, il est possible de travailler en utilisant une seule plateforme, sans besoin d’acheter plusieurs licences ou de l’espace de stockage supplémentaire.
- sécuriser les informations : si hébergé dans le cloud, le système ERP permet une sécurisation avancée des données et une réduction drastique des pannes du service.
Pour mieux comprendre les avantages, prenons l’exemple d’une entreprise manufacturière qui commercialise ses produits sur un marché B2B et voyons comment un outil ERP serait capable d’améliorer les processus des trois services clé pour l’activité : la production, les ventes et les ressources humaines.
GESTION DE PRODUCTION
Le progiciel de gestion prend en charge et optimise toutes les phases de la chaîne de production : le traitement des commandes, la gestion des entrepôts, le contrôle sur les stocks et l’approvisionnement en matières premières. Les fonctionnalités de production supervisent l’exécution des ordres de fabrication grâce à la planification automatique, afin d’obtenir la disponibilité des produits finis à expédier au client dans les quantités et aux dates requises, en respectant les objectifs de rentabilité.
GESTION COMMERCIALE
Le système aide les responsables commerciaux avec des fonctionnalités avancées d’analyse et de pilotage des équipes, pendant que l’intégration avec la plateforme CRM d’entreprise permet aux agents de vente d’avoir une vision complète de la situation de chaque client. La gestion du processus de facturation, depuis l’émission du devis, jusqu’à la vente, en passant par la signature du contrat, est également facilitée par l’automatisation et l’intégration avec les outils de comptabilité.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Grâce au système ERP, les responsables RH sont aidés dans l’exécution de nombreuses tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Par exemple, l’automatisation rend plus simple la saisie de congés et la gestion des contrats ou des fiches de paie. Le progiciel de gestion donne aussi une vision plus large sur l’ensemble des employés, permettant de mieux planifier les processus de recrutement, de mobilité et de formation.
CHOISIR UNE SOLUTION SUR MESURE
Mais alors, comment choisir le système ERP le plus adapté à votre entreprise ? Aujourd’hui, l’une des caractéristiques à privilégier est sans doute la qualité de l’expérience utilisateur : pour permettre aux employés de collaborer dans un environnement de travail agile et pour renforcer leur engagement, le système devra être lisible, simple et ergonomique.
Un deuxième critère de sélection important concerne la possibilité de construire une solution sur mesure. Chaque entreprise a des besoins différents et la façon de gérer les processus peut varier énormément selon le secteur d’activité, la taille ou même la culture de l’organisation. De plus, dans un premier temps, la direction pourrait décider de confier au système ERP un nombre limité d’activités, par exemple les ventes et la production, mais pas les ressources humaines.
Avec son accent sur l’UX design et son expertise décennale dans la réalisation de projets taillés sur mesure, Access it se présente aujourd’hui comme un premier choix pour les entreprises qui souhaitent se doter d’un système ERP adapté aux spécificités de leur métier et à un contexte digital toujours en transformation. Si vous souhaitez en savoir plus ou nous parler de votre projet, n’hésitez pas à nous contacter.
