Dans l’optique de réduire les coûts et contribuer au redressement des finances publiques locales et nationales, la digitalisation des collectivités territoriales occupe une part grandissante dans les réflexions menées. Au-delà des aspects financiers, les effets positifs sont nombreux : productivité, simplification des organisations, amélioration des services.
Chez Access it, nous aidons les collectivités dans leur transformation numérique en prenant en compte les spécificités métiers lors des développements applicatifs mais aussi en étudiant les besoins de montée en compétences des collaborateurs sur ces nouveaux outils.
Quels sont les principaux enjeux de la transformation numérique pour les collectivités ?
Une digitalisation des process pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée
Habitués à réaliser des tâches répétitives, parfois pénibles, et souvent avec une valeur ajoutée limitée pour les citoyens, les agents des collectivités sont les premiers bénéficiaires de la digitalisation des collectivités territoriales via le développement de nouveaux outils métiers. L’automatisation est l’un des points importants et permet d’aller jusqu’à supprimer certaines tâches quotidiennes et donc à réduire la charge de travail.
Notre équipe étudie minutieusement les besoins spécifiques de votre collectivité et les processus internes en places afin d’étudier les axes d’amélioration que pourrait corriger un applicatif métier sur mesure. De cette façon, nous sommes confiants quant au fait d’apporter aux agents les outils dont ils ont réellement besoin pour gagner en productivité.
Une simplification du fonctionnement des organisations
La digitalisation des collectivités permet de simplifier le fonctionnement des organisations publiques par l’amélioration de la diffusion de l’information en interne, et le rapprochement avec l’usager. Les interactions internes ne souffrent plus de la lourdeur administrative et bénéficient de l’automatisation et de la centralisation de l’information pour être optimisées.
Nous veillons à concevoir des applications métiers qui facilitent les échanges quotidiens entre les agents, et entre les agents et les usagers.
Une diversification et une amélioration des services publics proposés aux usagers
Les applicatifs permettent de proposer aux usagers des services publics auxquels l’administration n’était pas en mesure de répondre auparavant. La notion de guichet unique permet de centraliser les services au sein d’un même outil et de centraliser les demandes sur une plateforme numérique unique. Toutes les démarches profitent également de la diminution des contraintes horaires des services administratifs.
Quelles sont les étapes de la digitalisation ?
Etudes des besoins
Notre accompagnement pour votre transition numérique commence par une étude des besoins qui nous permet de mieux comprends les enjeux et les défis auxquels votre collectivité est confrontée, ainsi que les opportunités à saisir. Suite à cette études, nous établissons ensemble un cahier des charges et un plan d’actions détaillés pour définir les spécifications fonctionnelles et techniques du projet. Ces documents permettent de clarifier vos attentes et de garantir que les objectifs du projet seront atteints.
Développement et mise en oeuvre de solution digitale
Notre équipe projet sera définie en fonction de l’expertise métier nécessaire au développement applicatif. La gestion de projet se fait en méthode agile avec des livrables fonctionnels à chaque étape pour une livraison itérative de l’application métier. Chaque livrable fonctionnel doit être testé et validé afin de s’assurer que les objectifs soient atteints. En effectuant des tests et des validations fréquents, les problèmes peuvent être identifiés et résolus plus rapidement, ce qui peut réduire le temps et les coûts nécessaires pour corriger des erreurs importantes à un stade ultérieur du projet.
Formation aux nouveaux outils numériques
Il est indispensable de former les agents des collectivités aux nouveaux outils numériques pour deux raisons :
- Faciliter la compréhension de l’outil : Les applications métiers aident à automatiser les tâches répétitives des agents. Il est important de leur montrer comment cela peut leur faire gagner du temps.
- Augmenter l’adhésion et la satisfaction : Les agents des collectivités territoriales doivent être formés aux nouvelles méthodes de travail, afin de mieux comprendre l’intérêt et d’être rassuré face à ces nouveaux changements.
La transformation numérique des collectivités est un avantage non négligeable pour les usagers, les agents et les organisations elle-même. Et même s’il faut bien prendre en compte les “coûts cachés” engendrés par cette transition digitale, comme la formation ou la TMA, cela ne doit pas être un frein pour les collectivités.
Nous nous efforçons dans nos projets à apporter les services souhaités et attendus par chacun, tout en vous accompagnant à minimiser les impacts budgétaires et humains qui pourraient remettre en cause cette démarche. Notre connaissance de vos métiers nous permet de proposer des solutions répondant à l’ensemble de vos problématiques.
