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Digital Workplace RH : La nouvelle alliée de votre équipe RH

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Publié le : 08 juillet 2019

La Digital Workplace est le nouvel outil indispensable pour votre service RH. Il est à la fois un outil qui rassemble les applications métiers des ressources humaines et un outil permettant de diffuser la communication interne avec une communication ciblée pour chacun des collaborateurs. 

Elle est également profitable pour diffuser la marque employeur à l’interne et à l’externe en montrant l’image d’une entreprise moderne et aux méthodes de travail innovantes. 

 

Les outils métiers dans la Digital Workplace RH

En termes d’outils métiers, la Digital Workplace permet de simplifier les tâches liées à l’activité RH. Voici  plusieurs exemples réalisables avec notre Digital Workplace : 

Un outil de communication interne

La digital workplace permet de communiquer efficacement auprès des collaborateurs de l’entreprise. Elle permet une communication ciblée et impactante sur l’ensemble des salariés, peu importe sa fonction, son âge ou son secteur géographique.
Cette communication valorisée permet de développer un environnement de travail favorisant les échanges entre les collaborateurs entre eux mais aussi avec la direction.

 

Faciliter les démarches administratives à la fois pour vous et pour vos collaborateurs

Grâce à l’outil Digital Workplace, il devient plus facile et rapide de traiter vos démarches administratives. 

La Digital Workplace vous permet de traiter les demandes de congés et notes de frais de vos salariés depuis votre centre de notifications en ayant une vue sur le nombre de projets et les congés pris dans le service en question. 

De la même façon, les démarches de vos collaborateurs sont également simplifiées. Une demande de congé ou de télétravail peut directement être réalisée sur son smartphone.  Les notes de frais pourront également être entrées depuis leur smartphone avec une prise de photo pour le justificatif.

 

Simplifier l’organisation des événements

La Digital Workplace est l’outil parfait pour gérer vos événements internes des prémices du projet à l’après. 

Avec la Digital Workplace, vous pouvez à partir d’un seul et même outil : 

  • Rassembler les intervenants internes et externes dans un groupe dédié. 
  • Répartir, prioriser et dater les tâches à réaliser
  • Organiser des réunions d’avancement
  • Partager et centraliser les documents importants comme les devis
  • Créer des sondages et questionnaires en ligne pour permettre à vos collaborateurs de vous donner les informations nécessaires au bon déroulement du programme.
  • Communiquer officiellement sur l’événement auprès des collaborateurs concernés ou de chacun des collaborateurs

L’organisation d’un événement est généralement fastidieuse. Chaque partie prenante utilise ses propres outils, espaces de stockage…  Et retrouver les informations nécessaires rapidement devient vite impossible. La Digital Workplace unifie et centralise toutes vos actions afin que vos soirées, séminaires, organisations sportives… se déroulent dans les meilleures conditions. 

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D’autres outils peuvent s’ajouter à la Digital Workplace RH comme :

  • Une boîte à idée numérique qui permettrait à chaque collaborateur de soumettre des idées et des sondages pour étudier la faisabilité du projet.
  • Un organigramme indiquant la fonction, les coordonnées professionnelles de chaque collaborateur ainsi que ses domaines de compétences et centres d’intérêt.

Cette liste de fonctionnalités n’est pas exhaustive. Le développement d’une Digital Workplace sur-mesure permet à chaque service RH de développer ses propres outils selon leurs besoins et envies.

 

Digital Workplace RH, un outil pour le bien-être des collaborateurs

La Digital Workplace permet également de faciliter le quotidien des collaborateurs. C’est un outil qui les rend plus productifs et donc plus heureux au travail : 

Faciliter le quotidien des collaborateurs

La Digital Workplace, comme déjà évoqué dans de précédents articles, facilite le travail en dehors de l’entreprise et donc le télétravail. Ce critère est de plus en plus demandé par les candidats en entretien car il permet une meilleure balance entre vie privée et vie professionnelle. Une entreprise qui autorise le télétravail à ses collaborateurs donne l’image d’une entreprise moderne et à l’écoute du bien-être de ses salariés. 

 

Améliorer l’expérience employé

Une Digital Workplace est employee-centric. Cela veut dire qu’elle vient replacer le collaborateur au centre de l’organisation du travail quand celui-ci demande un environnement de travail qui lui ressemble. 

C’est un outil qui permet de simplifier le travail en évitant les tâches chronophages et facilitant les projets. 

Aujourd’hui les entreprises considèrent leurs employés comme des clients. L’expérience de votre client sur votre site doit être optimisée : scrolls clics, difficulté à trouver l’information…  Pour votre collaborateur et sa digital workplace, l’expérience doit être autant optimisée que le site. Offrir un espace où l’utilisateur peut retrouver toutes les infos, applications métiers pour accomplir ses tâches en évitant l’ouverture multiple de fenêtres, de perdre du temps dans les recherches… Cela simplifie son travail, le rend plus efficace et donc plus engagé. En effet, un collaborateur qui se concentre sur du travail à forte valeur ajoutée est plus motivé qu’un salarié réalisant des tâches chronophages. 

 

Soutenir l’innovation de son entreprise

La Digital Workplace permet aux collaborateurs de communiquer, partager du contenu et utiliser les bases documentaires à tout instant et depuis n’importe où.  Cette accessibilité permet une forte réactivité auprès des clients.  Elle permet également un échange rapide de connaissances entre les collaborateurs, ce qui favorise leur montée en compétences. 

Des idées innovantes peuvent venir de n’importe quel collaborateur. Mettre en place une boite à idée virtuelle dans l’outil digital workplace est donc très pertinent. Les demandes des collaborateurs peuvent ainsi être votées ou recommandées. 

 

Renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs

Les échanges entre chacun des collaborateurs permettent de créer une véritable communauté. C’est pourquoi l’accessibilité de l’outil à l’extérieur de l’entreprise est indispensable pour l’engagement de tous, quelque soit le niveau hiérarchique. La Digital Workplace permet aux collaborateurs terrains (ex : vendeurs magasins, techniciens chantiers) généralement oubliés par les outils de communication classique comme les intranets de participer au quotidien de l’entreprise malgré la distance. Ils peuvent généralement accéder aux informations de l’entreprise via des tablettes ou télévisions connectées.

Ce lien avec les équipes terrains vient renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs et donc leur engagement et fidélité envers l’entreprise. Il permet également un retour des collaborateurs qui sont le plus souvent en contact direct avec les clients de l’entreprise.

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En soi la Digital Workplace est l’alliée de votre équipe RH pour deux raisonsElle facilite le quotidien de l’équipe grâce à une interface construite et pensée pour les ressources humaines. On centralise à la fois les informations importantes, leur outil de communication et leurs applications métiers.

Elle fidélise les talents et diffuse la marque employeur en facilitant les besoins de chacun des collaborateurs qui dispose de leur propre interface dédiée. Elle favorise la transversalité des échanges et communications. 

 

En savoir plus sur notre offre Digital Workplace

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