Qu’est que c’est la Digital Workplace ? À quoi sert-il et pourquoi est-il d’une si grande actualité ? Pourquoi le mettre en place ? Pour mieux saisir ce concept, il faut d’abord le voir comme un modèle organisationnel grâce auquel les entreprises dématérialisent leur espace de travail et s’adaptent aux dernières tendances en termes de flexibilité, accessibilité et intelligence collective.
Permettant d’améliorer la communication, de favoriser l’engagement des collaborateurs et d’augmenter la productivité (en somme, de devenir plus compétitifs), la mise en place d’un espace de travail numérique constitue aujourd’hui un choix stratégique de première importance. Administration, services informatiques, ressources humaines, équipes commerciales, communication interne… Son adoption est souhaitable à tous les niveaux de l’organisation et profitable à chaque métier.
DIGITAL WORKPLACE : DÉFINITION ET CARACTÉRISTIQUES CLÉS
Ces derniers temps, on a assisté à un processus rapide de redéfinition de l’espace de travail. Celui-ci a commencé à ne plus être considéré uniquement comme un endroit physique, mais aussi un lieu digital où se rencontrer, interagir et travailler en équipe.
Habitués à que l’ensemble des outils professionnels soient concentrés dans un seul appareil, généralement un ordinateur de bureau assigné à un utilisateur unique, l’adoption d’un espace de travail numérique modifie radicalement notre perspective. En utilisant les avantages du cloud, il habilite les utilisateurs à disposer de toutes les applications, les données et les informations d’entreprise, depuis n’importe où et à n’importe quel moment. On pourrait voir dans ce changement de paradigme une évolution de l’Intranet traditionnel vers un environnement de travail à la fois plus centré sur la collaboration et indépendant du dispositif et du lieu d’accès.
Pour construire un espace de travail numérique, les entreprises peuvent adopter une des solutions spécifiquement développées, comme la Digital Workplace de Access it. Grâce à celles-ci, il est possible de bénéficier d’une interface digitale bien organisée et largement modulable sur la base des besoins particuliers de chaque organisation, tels que la taille, le secteur d’activité ou les métiers concernés. Mais quel que soit le choix, pour répondre aux enjeux de la transformation numérique, une solution complète et fiable de Digital Workplace devra toujours satisfaire les critères suivants.
- Expérience utilisateur au centre : s’inspirant au design ludique des produits digitaux grand public, l’interface de l’espace de travail doit être intuitive, ergonomique et ses contenus personnalisables.
- Accessibilité en tout moment et en tout lieu : l’espace de travail doit être accessible depuis tout dispositif (ordinateur de bureau, ordinateur portable, smartphone, tablette, etc.) et depuis toute région géographique.
- Sécurité du réseau et des points d’accès : grâce aussi à un système avancé d’autorisations, le Digital Workplace doit garantir la protection intégrale des données et la confidentialité des informations partagées avec ou par les collaborateurs.
- Intégration avec l’écosystème existant d’applications : une compatibilité fonctionnelle avec la suite bureautique et avec l’ensemble des outils métier utilisés par l’entreprise est également indispensable.
Ce dernier point est particulièrement important : pour que le Digital Workplace devienne centre de contrôle centralisé du système informatique d’entreprise (SI), il faut qu’il soit capable de s’interfacer avec tous les logiciels, les suites et les applications déjà utilisés en interne par les équipes. En premier lieu, une parfaite intégration avec les outils bureautiques, notamment les solutions Microsoft 365 et Google Workspace, est essentielle. Grâce à cette interface, les collaborateurs peuvent se connecter à la boîte mail (Gmail ou Outlook), recevoir des notifications, accéder au calendrier, visionner et modifier les documents partagés et interagir dans les discussions entretenues avec les collègues via Teams ou Google Chat. Le moteur de recherche intégré permet aussi de retrouver rapidement le document qu’on cherche, qu’il soit hébergé sur Google Drive ou OneDrive, pendant que les reportings provenant de l’application Microsoft PowerBi sont accessibles au travers du portail, en fonction des droits d’accès fournis aux utilisateurs. Enfin, souvent grâce à un développement sur mesure, le Digital Workplace permet de travailler avec les applications spécialisées et métier proposées par CEGID ou SAGE et par les autres acteurs du marché.
POURQUOI ADOPTER UN ESPACE DE TRAVAIL NUMÉRIQUE ?
La crise sanitaire a sans doute accéléré la volonté des entreprises de se doter d’un espace de travail numérique plus fonctionnel et aujourd’hui on peut raisonnablement penser que le Digital Workplace deviendra un des éléments qui caractérisera le plus notre façon de travailler dans les années à venir. Les avantages d’une telle approche sont considérables. Tout d’abord, les entreprises peuvent offrir à leurs employés une plus grande flexibilité, en leur permettant de travailler à distance et avec le dispositif qu’ils souhaitent. Un des effets positifs du Digital Workplace est ainsi une augmentation considérable de la satisfaction des collaborateurs et, en parallèle, de leur productivité.
Les collaborateurs trouveront également un espace de travail où l’expérience utilisateur a été mise au cœur du projet. En effet, les solutions Digital Workplace répondent une logique nouvelle qui considère l’employé au même titre qu’un consommateur ou un client : quelqu’un qu’il faut satisfaire et fidéliser dans le temps. Grâce à son design UI/UX avancé, l’espace de travail numérique renforce donc l’esprit d’appartenance et consolide l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs, qui en deviennent ses premiers ambassadeurs.
Une des techniques pour rendre l’expérience utilisateur plus attrayante (et en même temps plus productive) consiste à personnaliser les interfaces en fonction de la personne qui accède à l’interface. Par exemple, un responsable RH ne visualise pas les mêmes éléments d’un directeur financier : l’espace de travail dans lequel il évolue sera à son image et en fonction des priorités professionnelles.
La mise en place d’un espace de travail numérique apporte aussi des résultats en termes financiers, permettant aux organisations d’économiser sur les coûts fixes (immobilières et consommation énergétique, mais aussi maintenance d’une infrastructure informatique complexe), ainsi que sur la partie variable (remboursement des titres de transport, déplacements, etc.).
POUR QUI ADOPTER UN ESPACE DE TRAVAIL NUMÉRIQUE
Il faut souligner que l’adoption de la Digital Workplace bénéficie à la totalité de l’entreprise et à l’ensemble des collaborateurs et notamment pour le chef de projet. Parmi les principales fonctionnalités disponibles, on peut mentionner : un coup d’œil unique sur les outils individuels de communication (mail, réseaux sociaux, chat interne…) ; l’accès sécurisé aux fiches de paie et aux autres documents confidentiels ; la saisie rapide de jours de congé et RTT ; la gestion électronique des documents et une recherche documentaire avancée… Mais la liste est encore longue et chaque métier ou service est concerné.
Services informatiques
Les responsables informatiques comptent parmi les principaux bénéficiaires de la mise en place d’une Digital Workplace. Un espace de travail centralisé facilite la gestion d’incidents techniques et l’utilisation d’outils spécialisés, tels que les solutions DevOps ou la création de tickets pour le suivi de projets. En outre, le fait que le système soit hébergé dans un environnement cloud géré par un tiers, libère les services informatiques de nombreuses tâches de maintenance et leur permet de se concentrer sur la réflexion stratégique et l’analyse évolutive des infrastructures informatiques.
Responsables RH
D’un point de vue des ressources humaines, le Digital Workplace permet d’abattre les barrières géographiques du recrutement afin d’attirer des talents plus exigeants en termes de télétravail et flexibilité, puisque l’exigence de présence physique au bureau n’est plus nécessaire. L’espace de travail numérique confère aussi aux équipes RH une visibilité plus large sur l’ensemble des collaborateurs : l’intégration de principes propres de la collaboration sociale facilite alors la création d’une ambiance de travail plus soudée et performante.
Équipes de communication
Héritier de l’Intranet, la Digital Workplace est un formidable outil de communication interne. Sa nature sociale et collaborative aide à renforcer le taux d’adhésion aux décisions d’entreprise et rend plus fluide l’échange horizontal entre les collaborateurs. Grâce à ceci, il est possible d’avoir un seul centre de contrôle pour la publication des newsletters ou l’intégration avec les réseaux sociaux. Mais surtout, on peut cibler, en les personnalisant, les messages corporate : par collaborateur, métier ou service.
Au moins sur le court et moyen terme, l’espace de travail numérique ne remplacera pas le bureau physique, ainsi que le télétravail ne mettra pas fin au présentiel. Mais il est certain que les nouvelles solutions dématérialisées basées sur le cloud ont introduit des avantages en termes de flexibilité et de productivité que les organisations ne peuvent pas ignorer. Pour répondre à cette demande, Access it propose une solution complète et performante de Digital Workplace, adaptée à satisfaire les besoins de tout type d’entreprise et de métier.
