Face aux enjeux de digitalisation poussés par nos nouveaux modes de travail, votre entreprise doit s’adapter et optimiser ses workflows pour la gestion des documents ?
Chez Access it, nous vous accompagnons dans votre projet logiciel GED pour gérer et sécuriser vos documents d’entreprise. Audit de l’existant, choix de la solution, paramétrage et intégration à vos outils, formation des équipes… Nous vous aidons à rationaliser votre flux de documents grâce à une gestion électronique de document collaborative et sécurisée.
Un plan de gouvernance des données établi sur mesure
Chez Access it, nous proposons à nos clients d’établir et de suivre un plan de gouvernance des données autour de la gestion documentaire. En 9 étapes nous déterminons et étudions les flux documentaires d’une entreprise :
- 1) Définition des objectifs : Nous déterminons les objectifs clés de la gouvernance documentaire, de la conformité règlementaire à la protection de l’information en passant par l’efficacité opérationnelle.
- 2) Evaluation du système existant : Nous analysons le système actuel de gestion des documents afin de cerner les processus, les outils et méthodes employés.
- 3) Analyse des processus documentaires : Nous étudions les processus documentaires pour identifier les forces et faiblesses et évaluer la conformité règlementaire.
- 4) Identification des parties prenantes : Nous identifions et déterminons les parties prenantes clés impliquées dans la gestion documentaire.
- 5) Développement de la stratégie documentaire : Nous développons une stratégie documentaire prenant en compte les objectifs, processus existants et parties prenantes pour créer et proposer une solution optimale et adaptée.
- 6) Planification des outils : Nous sélectionnons les outils de gestion documentaire appropriés pour soutenir la stratégie et les processus documentaires.
- 7) Mise en œuvre : Nous mettons en œuvre les processus, outils et méthodes déterminés pour gérer les documents efficacement et en conformité avec les règlementations.
- 8) Formation et sensibilisation : Nous formons les employés et sensibilisons les parties prenantes à la stratégie et aux processus de gestion documentaire.
- 9) Surveillance et évaluation : Nous surveillons et évaluons régulièrement la performance de la gouvernance documentaire afin de garantir son efficacité et la mise en œuvre de chaque étape.
Une solution GED adaptable à vos outils en place
Forte d’une expérience dans de nombreux domaines d’activité, notre équipe a développé une solution GED (Filey) pensée comme un logiciel ouvert. Elle permet d’interagir avec d’autres solutions du marché comme Office 365, Google Workspace, SQL Server.
Filey est un outil de stockage d’applications développées sur mesure et est également un point d’entrée unique pour la gestion documentaire. Les mécanismes de gestion de l’authentification sont directement utilisables dans notre solution GED afin de bénéficier d’un SSO. Nous vous proposons la création de workflows sur-mesure permettant de déclencher des actions avec d’autres applications existantes.
Une solution utilisée comme un framework GED
Notre solution de GED s’adapte à tous les environnements et est conçue pour répondre au besoin exact du client. Chaque client utilise ce dont il a besoin, rien de plus. De nombreuses fonctionnalités à la carte sont proposées afin de garantir une expérience utilisateur personnalisée et unique. Filey s’utilise uniquement avec des interfaces de programmation de manière à permettre au client de l’intégrer dans sa propre application et à développer ses propres interfaces.
Nos services :
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Audit des enjeux et flux documentaires
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Etude technique d’intégration au système d’information
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Accompagnement à l’optimisation du SI et mise en place des préconisations fonctionnelles
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Intégration de la gestion électronique de documents au SI
