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Audit des usages collaboratifs

Microsoft Office 365 propose de nombreuses applications permettant de simplifier la vie des collaborateurs et notamment faciliter les échanges d’informations. Cette abondance de solutions peut souvent prêter à confusion car certains produits comportent des similitudes dans leurs usages. Dans quel cas allons-nous utiliser une application plutôt qu’une autre ?
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Cette offre vous intéresse ?

Présentation de notre accompagnement

Un accompagnement à l’adoption des outils collaboratifs centré sur les usages

Le but de notre démarche est de vous accompagner pour définir un cadre d’utilisation, une ligne de conduite, commune à l’ensemble de vos utilisateurs, dans le but de maximiser les usages collaboratifs avec la suite Microsoft Office 365. Très régulièrement, nous constatons que les utilisateurs s’approprient les solutions de la suite Microsoft et les utilisent d’une manière restreinte. Là où l’information et les documents sont censés être centralisés, ils sont éparpillés à différents endroits, certains n’utilisent que Outlook, d’autres Teams, d’autres OneDrive ou pire DropBox et WeTransfer. Nous perdons ainsi la maitrise de l’information.

Détail de l’approche Access it

Cette démarche se matérialise par plusieurs phases. Avec un groupe d’utilisateurs clés, nous démarrons par une présentation de l’ensemble des applications Microsoft 365 jugées pertinentes dans un usage collaboratif. L’objectif étant d’avoir une vision claire du périmètre et de la plus-value de chaque solution.

Une seconde phase sous forme d’ateliers permet de définir ensemble dans quel cadre nous utiliserons les applications sélectionnées afin que chacun exploite les applications de la même manière. C’est ce que nous nommons la rédaction du scénario collaboratif.

L’étape suivante consiste à créer un environnement bac à sable en conditions réelles afin de tester cette nouvelle manière de travailler.

Une fois cette étape validée, nous mettons à disposition cette solution de manière progressive à l’ensemble des collaborateurs.

Une méthodologie éprouvée et validée

Mettre œuvre Microsoft Office 365 dans son entreprise relève bien plus que d’une migration technique ou d’un changement de messagerie. Il s’agit d’une étape supplémentaire à la digitalisation des processus par l’intermédiaire des outils disponibles dans la suite Microsoft Office 365.

Nos nombreuses expériences d’accompagnement à l’adoption de ces outils nous ont permis de proposer un modèle d’adoption efficace dans lequel chaque étape est importante. Cette méthode insuffle au collaborateur une prise de conscience sur l’importance des outils collaboratifs mis à sa disposition et sur les gains de productivité que cela va lui apporter.

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